Presentazioni in PowerPoint: cosa sono e a cosa servono?

Sapersi muovere tra i diversi programmi del pacchetto Microsoft Office in completa autonomia è un’abilità essenziale al giorno d’oggi.

La falsa convinzione che si sappia usare un programma perché si conoscono le sue caratteristiche di base è profondamente sbagliata.

In realtà, ogni programma di Microsoft Office ha un particolare insieme di opzioni, strumenti e caratteristiche che sono difficili da scoprire se non si è mai usato prima.

In questa guida analizzeremo nel dettaglio tutte le caratteristiche della barra degli strumenti di PowerPoint e vedremo come convertire una presentazione in un video.

Cos’è PowerPoint e a cosa serve

PowerPoint, che fa parte del pacchetto Microsoft Office, è usato per creare diapositive multimediali che possono essere utilizzate per fare un video attraverso le opzioni di salvataggio del programma.

PowerPoint è l’unico software di Microsoft Office che permette di costruire, modificare e animare le diapositive che formeranno la presentazione finale.

Con le sue molteplici funzioni, è diventato un programma popolare sia nel settore aziendale che in quello accademico, a partire dalla scuola superiore.

Da alcuni anni è disponibile la possibilità di utilizzare PowerPoint per il lavoro di gruppo e mostrare i propri progressi, per non parlare dell’opportunità che offre agli studenti per la tesi del quinto anno o all’università.

Tuttavia, muoversi autonomamente con questo software non è così semplice e immediato come si può credere, soprattutto se non si usa il computer tutti i giorni.

Offre diversi strumenti e funzionalità che permettono agli utenti di produrre lavori sorprendenti.

Oggi le aziende richiedono ai candidati profili completi. Poiché i programmi di Office sono ormai utilizzati nella maggior parte degli ambienti di lavoro, è fondamentale avere un profilo che si distingua dagli altri se si vuole avere successo nel mondo del lavoro.

L’interfaccia di PowerPoint

L’interfaccia del programma è molto semplice e diretta. Come potete vedere, ha diversi layout tra cui scegliere – Madison, Atlante, Raccolta – a seconda del tipo di presentazione che volete creare.

Ciò che andremo a creare è una Presentazione Vuota. Con il dispositivo Presentazione vuota, potrete aggiungere una serie di diapositive ed elaborarle vostro piacimento.

Le prime cose che si notano dopo aver aperto il programma sono lo sfondo e i due elementi legati al titolo e al sottotitolo.

Per quanto riguarda la barra multifunzione in alto potete notare che sono presenti dei pulsanti che aprono le seguenti schede:

• File
• Home
• Inserisci
• Progettazione
• Transizioni
• Animazioni
• Presentazione
• Revisione
• Visualizza
• Cosa vuoi fare?

In questo articolo, passeremo in rassegna tutte le schede della barra multifunzione analizzando le funzionalità chiave e spiegando la loro importanza all’interno di ogni diapositiva di PowerPoint.

La schermata iniziale

Dopo aver lanciato il programma, vedrete uno sfondo bianco con due spazi vuoti dove potrete mettere il titolo e il sottotitolo. Tuttavia, cliccando sulle linee tratteggiate che li circondano, potrete cancellare queste due sezioni della diapositiva senza dovervi preoccupare di coprirle.

Se vuoi usare l’area per il titolo, clicca semplicemente su Home nella barra superiore per vedere tutte le opzioni.

Quando si seleziona il comando Layout presente nel gruppo Diapositive della scheda Home, l’applicazione visualizza una selezione di diapositive predefinite con spaziature e impostazioni differenti.

Il titolo e il sottotitolo sono semplici da aggiungere, ma ci sono diversi parametri che possono essere impostati.

Scegliere il titolo per la tua presentazione non è un compito facile. Potete utilizzare un tono serioso piuttosto che divertente. Il risultato dipenderà dai tuoi gusti e dalle vostre esigenze.

PowerPoint ha una varietà di opzioni che sono adatte a qualsiasi tipo di progetto, permettendo la personalizzazione anche in termini di font e colore.

La barra degli strumenti superiore, che dovrebbe essere guardata e approfondita prima ancora di iniziare un progetto, mostra tutte le scelte possibili.

Le diapositive

Per aggiungere altre diapositive dovrete cliccare sulla voce Nuova diapositiva in alto a sinistra.

Questo pulsante vi permetterà di calcolare il numero di diapositive necessarie per la produzione del lavoro e vi permetterà anche di inserirle man mano che le prime vengono elaborate.

Poiché tutte le funzioni delle barre degli strumenti servono principalmente ad aggiungere informazioni allo schermo operativo, la quantità di lavoro che può essere completata su ogni diapositiva è abbastanza ampia e varia.

Se state facendo una presentazione per lavoro, per esempio, assicuratevi che i titoli, i colori, lo sfondo e le immagini siano il più chiari ed essenziali possibile per trasmettere la giusta professionalità e serietà ai dipendenti.

Se invece dovete consegnare un progetto legato agli studi del quinto anno di liceo, la presentazione può essere più rilassata e colorata dando più enfasi agli argomenti importanti.

La scheda Home

La pagina iniziale è il luogo in cui si sfruttano le caratteristiche più basilari e fondamentali del programma. Qui potrete trovare informazioni sulla dimensione, il colore e lo stile del testo.

Capire come utilizzare la scheda “Home” è il primo passo per il successo del progetto!

Questa sezione della barra degli strumenti ha diversi gruppi al suo interno, ognuno dei quali si riferisce a una parte specifica della diapositiva:

• Appunti
• Diapositive
• Carattere
• Paragrafo
• Disegno
• Modifica

Ogni gruppo rappresenta una parte distinta della diapositiva. Se volete modificare il paragrafo della diapositiva, per esempio, potete alterare l’orientamento del testo, aggiungere un elenco puntato e altro.

Che sia un semplice colore o un’immagine dal tuo PC, non c’è un’area particolare per entrambi nella Home o in qualsiasi altra voce della barra quando si tratta di mettere lo sfondo.

Per impostarlo, basta cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare uno Formato sfondo.

Avrete diverse alternative a disposizione:

• Riempimento a tinta unita
• Riempimento sfumato
• Riempimento a immagine o trama
• Riempimento a motivo

Il programma ha un gran numero di colori e stili diversi tra cui scegliere e personalizzare a vostro piacimento. Inoltre, come indicato nell’elenco puntato, è possibile utilizzare un’immagine dal vostro computer come sfondo per la diapositiva.

La Scheda Inserisci

Si può certamente intuire che lavorare sulla voce Inserisci vuol dire lavorare con tutti quei componenti che possono essere inseriti nelle diapositive, che aggiungono o sviluppano un concetto.

Spesso, l’inclusione di una tabella, un’immagine o un grafico è necessaria per comprendere meglio le informazioni presentate nel paragrafo.

L’uso di elementi visivi non ha uno scopo puramente estetico, ma servono per aiutare la comprensione del concetto trasmesso dalle parole.

La voce Inserisci, come la scheda Home, ha diversi gruppi di comandi che permettono di lavorare su aspetti specifici della tua presentazione:

• Diapositive
• Tabelle
• Immagini
• Illustrazioni
• Collegamenti
• Commenti
• Testo
• Simboli
• Elementi multimediali

I nomi dei diversi gruppi si riferiscono a varie funzionalità, e come potete vedere, una riguarda i collegamenti; questa caratteristica di PowerPoint è uno degli aspetti più affascinanti ed essenziali di una presentazione.

Grazie ai collegamenti potete anche collegarvi a diapositive diverse all’interno dello stesso progetto, al click sul collegamento andrete direttamente alla diapositiva collegata.

Tuttavia, un link in una diapositiva può anche essere usato per connettersi a siti web esistenti piuttosto che a documenti sul computer o nella posta elettronica.

La Scheda Progettazione

La scheda Progettazione è quella un po’ più basilare in termini di caratteristiche e funzioni. In questa scheda avrete semplicemente la possibilità di selezionare di un tema per le diapositive.

Tuttavia, i layout possono essere personalizzati utilizzando la tabella sul lato destro della barra degli strumenti per modificare e migliorare i progetti. Personalizza e Idee per progetti vi permetteranno di spostare, ingrandire e riformattare interamente il layout della pagina scelta.

La Scheda Transizioni

Questa scheda si compone di tutti i movimenti (transizioni) che possono essere applicati alle varie diapositive.

In verità, è importante sottolineare che avete completa libertà su ogni diapositiva, in termini di come volete elaborarla e se desiderate o meno mantenere gli stessi effetti in tutte le slides.

La sezione delle transizioni è divisa in tre parti:

• Anteprima
• Transizioni a questa pagina
• Intervallo

Cliccando su Anteprima vi mostrerà l’effetto finale degli effetti implementati nella diapositiva corrente, permettendovi di scegliere se modificare, cancellare o aggiungere qualcosa.

La sezione Intervallo è a destra della barra degli strumenti, dove sono elencati tutti i suoni, la durata della diapositiva e le modalità per passare alla diapositiva successiva.

Le funzionalità di cui sopra possono essere modificate in qualsiasi momento, e di solito saranno mantenute durante la presentazione del progetto finale. Possono essere utilizzate in modo simile a tutte le diapositive o variare completamente l’una dall’altra.

Quando cliccate sulla voce Transizioni, potete selezionare il tipo di animazione e sperimentare quello che fa al caso vostro. Inoltre, accanto all’ultimo tipo di transizione nella barra c’è una freccia che, se cliccata, apre una finestra con 50 tipi diversi di transizioni.

La scheda Animazioni

È possibile aggiungere un numero infinito di effetti alla diapositiva attraverso la scheda Animazioni, che si trova a destra della scheda Transizioni.

La barra degli strumenti include tipicamente gli esempi più comunemente usati ed è possibile accedervi cliccando sulla freccia a destra.

Dopo averci cliccato potrete accedere ai seguenti gruppi:

• Anteprima
• Animazione
• Animazione avanzata
• Intervallo

Il gruppo Animazione contiene gli effetti di animazione più comuni. L’opzione Animazione avanzata permette di utilizzare più effetti, definire un trigger e copiare l’animazione su altre diapositive.

Le capacità dell’Intervallo sono limitate al tempo di inizio, alla lunghezza, al ritardo e ai vari movimenti all’interno della diapositiva.

La scheda Presentazione

La penultima voce a destra, conosciuta come la voce Presentazioni, copre tutte le caratteristiche della presentazione finale.

Poiché il grosso del lavoro è già stato completato sulle diapositive che comporranno la presentazione finale, il suo contenuto è davvero basilare e intuitivo. In questa scheda troveremo le tre parti che riguardano il modo in cui si sceglie di mostrare il proprio lavoro:

• Avvia presentazione
• Imposta
• Monitor

Nel primo gruppo, Avvia presentazione, troverete tutte le opzioni relative alla presentazione di PowerPoint, che possono essere impostate dall’inizio, dalla diapositiva corrente, online o essere personalizzate.

Microsoft Office prevede il download di presentazioni in un browser web, che è un’alternativa accettabile ma poco utilizzata.

Nel gruppo Imposta troverai tutti gli aspetti visivi della tua presentazione, come le impostazioni di intervallo delle diapositive e i commenti audio.

Infine, nel gruppo Monitor c’è la voce Visualizzazione Relatore che può essere selezionata o deselezionata, a seconda della necessità di far apparire delle note durante la presentazione.

Usate questa opzione quando desiderate presentare le vostre diapositive PowerPoint a un pubblico di persone senza mostrare le note personali sull’argomento. Con questa funzionalità le note saranno presenti solo sul display del relatore.

La scheda Revisione

Ci sono più caselle di lavoro in questo componente che negli altri, ma, come detto in precedenza, dopo che le diapositive sono state preparate, elaborate e collegate, il lavoro sarà ormai quasi terminato.

Le operazioni qui sotto ti saranno utili per visualizzare il lavoro da varie prospettive, eseguire controlli e modifiche dell’ultimo minuto

• Strumenti di correzione
• Accessibilità
• Dati analitici
• Lingua
• Commenti
• Confronta
• Input penna

Nella prima casella avete le funzioni relative alla correzione degli errori di ortografia e il Thesaurus.

Il secondo gruppo, invece, consente di cercare definizioni, immagini, pagine Web e altri risultati da varie origini online.

Il gruppo Lingua ha due opzioni: Traduci e Lingua. Puoi utilizzare i servizi intelligenti del pacchetto Office per tradurre il testo all’interno delle tue diapositive cliccando su Traduci.

L’altra opzione ti permette di selezionare una lingua da usare nelle diapositive selezionandola da un menu a discesa sottostante.

Il gruppo Commenti ha cinque semplici pulsanti che riguardano l’aggiunta, la modifica e la rimozione di commenti sulle diapositive.

Puoi anche aggiungere commenti cliccando su Nuovo Commento e una nuova colonna apparirà sul lato destro dello schermo.

In quella posizione, devi inserire il commento e un semplice simbolo apparirà sulla diapositiva per indicarne la presenza.

Questa funzione è usata come una sorta di nota che si desidera che l’utente legga, all’interno della quale si può anche etichettare verso il nome di una persona inserendo una chiocciola (@) prima del nome.

Le ultime due caselle sono Confronta e. La prima offre la possibilità di confrontare due documenti che non subiranno alcuna modifica o variazione; cliccando invece sulla seconda, si può andare a lavorare a mano con elementi come penne, evidenziatori, forme, ecc.

La scheda Visualizza

La scheda finale della barra degli strumenti riguarda tutte le funzioni e le varie impostazioni per presentare le diapositive nella loro interezza, compresa una varietà di strumenti utili sia per la presentazione dettagliata che per la visualizzazione complessiva.

La scheda Visualizza è composta da sette sezioni:

• Visualizzazione presentazioni
• Visualizzazioni schema
• Mostra
• Zoom
• Colori/Gradazioni di grigio
• Finestra
• Macro

Il primo gruppo, come suggerisce il nome, è composto da tutte le variabili che influenzano la visualizzazione della presentazione e permette di vedere tutte le diapositive elaborate in modi diversi. Il secondo, invece, riguarda tutti gli schemi presenti sulle diapositive compresi anche quelli delle note.

Il gruppo Mostra, che include le funzioni Righello, Griglia, Guide e Note, viene utilizzato per organizzare gli elementi all’interno della diapositiva.

Questo strumento viene utilizzato per allineare correttamente paragrafi, immagini e altri componenti grafici che possono essere inclusi nella diapositiva. La barra dello zoom, d’altra parte, ti permette di ingrandire fino al 400%, permettendoti di notare anche il più piccolo dettaglio.

Il gruppo Colore/Gradazioni permette di personalizzare i colori e il layout della diapositiva, con gradazioni, modelli di contorno e riempimenti. Il gruppo Finestra mostra quanto spazio deve essere assegnato a ciascuna schermata di diapositiva e all’intera diapositiva.

L’ultimo riquadro della scheda Visualizza, il riquadro Macro, offre l’opportunità di automatizzare compiti frequenti che si verificano durante la creazione del progetto.

Infine, nella barra multifunzione è presente un’ultima voce chiamata Cosa vuoi fare?

Essa ti permette di scrivere le funzionalità che non riesci a trovare all’interno della barra degli strumenti.

Convertire una presentazione PowerPoint in un video

L’ultima cosa che dovete fare quando avrete finito di elaborare le diapositive che compongono la tua presentazione PowerPoint è SALVARLA!

Quando salvate la vostra presentazione come video, anche tutte le cose che sono incluse in essa (animazioni, intervalli, commenti) saranno salvate.

I formati di esportazione disponibili sono

1. File video MP4 o WMV
2. File di PowerPoint show (. ppsx).