Outlook: come gestire efficientemente gli impegni e le scadenze

Ricevi molte email ogni giorno con informazioni su appuntamenti, scadenze e attività da svolgere? Ti capita di perdere tempo a trasferire manualmente questi dettagli nel tuo calendario o nella lista di cose da fare?

Esiste un modo semplice per creare eventi e attività direttamente dalle email in Outlook, senza dover reinserire tutte le informazioni. Con un click o trascinando le email nel calendario, puoi automaticamente generare eventi con data, ora, luogo e descrizione.

In questo articolo ti sveleremo i trucchi per organizzare al volo gli impegni partendo dalle email, risparmiando tempo prezioso. Ti mostreremo come:

• Trasformare un’email in un evento del calendario con un semplice drag & drop
• Usare il menu contestuale per copiare i dettagli nel calendario
• Modificare le impostazioni dell’evento prima di crearlo
• Mantenere il collegamento tra l’evento e l’email originale

Se vuoi scoprire queste e altre utili funzionalità di Outlook per organizzare al meglio le tue attività, continua a leggere l’articolo!

1. Creazione di un calendario da una mail in Outlook

Creare un evento nel calendario di Outlook partendo da un’e-mail può essere un processo dettagliato ma allo stesso tempo efficiente. Laddove la comunicazione tramite e-mail rappresenta un asse fondamentale nella nostra routine lavorativa, avere la capacità di trasformare queste comunicazioni in attività pianificate nel nostro calendario può aiutare a gestire al meglio il nostro tempo. Ci sono fondamentalmente due metodi efficaci per portare a compimento questo compito.

Il primo metodo è molto intuitivo. È sufficiente interagire con l’e-mail da cui si vuole creare l’evento. Un clic sinistro del mouse sulla e-mail in questione viene seguito dal trascinamento dell’e-mail stessa sull’icona del calendario che si trova sul lato della vostra interfaccia Outlook. In seguito a quest’interazione, verrà generato immediatamente un evento di calendario, popolato automaticamente coi dettagli dell’e-mail.

In alternativa, il secondo metodo offre più flessibilità e controllo sul processo. Inizia con un clic destro sull’e-mail desiderata e la scelta dell’opzione “Copia negli appunti del Calendario”. Questa azione porterà alla comparsa della finestra “Crea elementi da copiare”. Da qui, si ha la possibilità di modificare una serie di parametri riguardanti l’evento che si sta per generare. Questi includono la data e l’ora, la durata prevista, la possibile ripetizione dell’evento, le categorie d’appartenenza e altro ancora. Una volta settati tutti questi dettagli a proprio piacimento, sarà fondamentale ricordare di fare clic su Ok per confermare la creazione dell’evento nel calendario.

Non si può trascurare di menzionare che entrambi questi metodi permettono di creare rapidamente eventi e appuntamenti, a partire da qualsiasi e-mail che contenga informazioni utili a tal scopo, come date, orari, indirizzi e descrizioni. Va notato che l’evento generato conserverà un collegamento all’e-mail originale, permettendo un facile riferimento alla comunicazione da cui l’evento è nato. In conclusione, con un po’ di pratica e familiarità assicurata con questi meccanismi, la creazione di eventi nel calendario a partire da e-mail può diventare un’abitudine integrante di una gestione del tempo ben strutturata e altamente efficiente.

2. Opzioni di correzione automatica in Outlook

Dopo aver visto come creare gli eventi nel calendario Outlook a partire da e-mail, spostiamo il focus sulle Opzioni di correzione automatica in Outlook. Questo pratico modulo di Microsoft Outlook è destinato a semplificare e alla fine migliorare l’esperienza di utilizzo. L’intento è di diminuire l’occorrenza di errori di battitura e di formattazione, di abbreviazioni esplicitate erroneamente o mal digitate, e molto altro ancora.

Il centro di comando per controllare e personalizzare la Correzione automatica è accessibile facilmente, basta navigare attraverso la scheda File, selezionare Opzioni e, infine, scegliere la voce Posta. Dentro il menu del pulsante di Correzione automatica che apparirà lì, troverete una serie di schede, ciascuna corrispondente a una serie di funzionalità specifiche.

Per esempio, nella scheda Controllo ortografico, potete scegliere di correggere automaticamente errori ortografici comuni e personalizzare la lista delle correzioni. Invece, la scheda AutoFormattazione durante la digitazione sarà degna della vostra attenzione se siete interessati a controllare aspetti come i caratteri, gli elenchi puntati e altro ancora.

Inoltre, l’abilitazione dell’opzione di espansione automatica delle abbreviazioni vi darà il controllo completo sulle vostre espressioni comuni. Sarà possibile, per esempio, impostare Outlook in modo che ogni volta che digitate “dm”, appaia automaticamente la frase “domani mattina”.

Le opzioni di correzione automatica in Outlook fungono da un potente strumento di personalizzazione della vostra esperienza all’interno dell’applicazione. In grado di adattarsi alle vostre particolari abitudini di digitazione e stile di scrittura, queste funzionalità alimenteranno inevitabilmente la vostra produttività e l’efficienza nel gestire le vostre comunicazioni. Di conseguenza, ci si troverà più tempo a disposizione per concentrarsi su quelle funzioni di Outlook, come la creazione di eventi a partire da e-mail, rinforzando la visione di un Workflow ben gestito e altamente efficiente.

3. Personalizzazione della barra di accesso rapido in Outlook

Avendo guadagnato una migliore comprensione delle opzioni di correzione automatica in Outlook, siamo pronti a esplorare un ulteriore tassello che migliora efficacemente l’uso di Outlook, ovvero la personalizzazione della barra di accesso rapido.

Questa funzione offre un modo efficiente per avere una serie di comandi essenziali a portata di mano, personalizzabili in base all’utilizzo individuale. Per personalizzare questa barra essenziale, inizia posizionando il cursore sulla barra di accesso rapido e poi fai clic con il tasto destro del mouse. Si presenterà un menu contestuale che mostra l’opzione “Personalizza la barra di accesso rapido”, premendo il quale apparirà la finestra di dialogo “Opzioni di Outlook”, che ti porterà alla sezione “Barre di accesso rapido”.

All’interno di questa finestra, troverai l’opzione di aggiungere pulsanti desiderati alla barra di accesso rapido. Questo si può fare facilmente trascinandoli dal riquadro sinistro al riquadro destro, che mostra i comandi attualmente presenti sulla barra di accesso rapido. Inoltre, hai il pieno controllo sull’ordine dei comandi all’interno della barra, semplicemente trascinandoli nella posizione desiderata.

Se mai desiderassi rimuovere un comando non più necessario, questo compito può essere svolto senza problemi semplicemente selezionandolo nel riquadro di destra e premendo il pulsante “Rimuovi”. Infine, clicca Ok per salvare tutte le modifiche desiderate e chiudere la finestra di dialogo.

L’abilitazione di questa personalizzazione sarà subito visibile sulla barra di accesso rapido di Outlook. Come tale, questa procedura risulta un’aggiunta potente per la tua gestione di Outlook, velocizzando l’accesso alle funzioni che usi più spesso. Ti risparmia il tempo di navigare attraverso i menu e i sottomenu dell’applicazione ogni volta che devi utilizzare un comando specifico.

Possedere una barra di accesso rapido personalizzata dovrebbe quindi aumentare la tua produttività: si accompagna perfettamente con la capacità di trovare e attivare rapidamente i comandi necessari. Allo stesso tempo, ti libera di concentrarti sulle funzionalità più complesse di Outlook, come la creazione di eventi dal tuo elenco di e-mail, rendendo la tua esperienza complessiva più fluida e intuitiva.

4. Utilizzo del comando “Control K” per inserire automaticamente un indirizzo mail dalla rubrica

Un altro strumento prezioso da sfruttare è il comando “Control K”. Questa scorciatoia si rivela di grande aiuto quando si tratta di inserire automaticamente un indirizzo e-mail dalla rubrica. L’implementazione di questa scorciatoia è piuttosto semplice. Durante la composizione di un messaggio di posta elettronica, nel campo destinatario, invece di digitare manualmente l’intero indirizzo e-mail, è sufficiente iniziare a digitare i primi caratteri dell’indirizzo e-mail o del nome del contatto. Segue poi l’uso del comando “Control K”.

Il comando “Control K” elabora i caratteri inseriti e cerca automaticamente un corrispondente nella tua rubrica. Se esiste un unico match, l’indirizzo email completo verrà automaticamente completato. Nel caso in cui ci siano più contatti che corrispondono ai criteri di ricerca, apparirà una finestra di dialogo che ti permette di scegliere il contatto corretto.

Quest’usanza, una volta adottata nella routine di lavoro, risparmia un sacco di tempo che altrimenti sarebbe stato speso per la digitazione di indirizzi email lunghi e complessi. Inoltre, riduce significativamente la possibilità di errori di battitura negli indirizzi e-mail, che potrebbero portare a messaggi di posta elettronica non consegnati o inviati erroneamente.

L’integrazione di questo comando con altre funzionalità di Outlook, come la creazione di eventi da e-mail e l’uso della barra di accesso rapido personalizzata, porta ad una gestione senza sforzo delle tue attività quotidiane. Questi accorgimenti sono tutti tasselli di un mosaico più grande che andrà a formare un’esperienza di utilizzo di Outlook assolutamente ottimizzata.

5. Impostazione delle ore lavorative in Outlook

Approfondendo l’uso strategico del comando “Control K”, mi sembra appropriato affrontare un’altra funzione di Outlook che può significativamente migliorare la gestione del tuo tempo. Si tratta dell’impostazione delle ore lavorative.

Configurare correttamente le tue ore lavorative in Outlook offre effetti benefici come la visualizzazione ottimizzata del tuo calendario e una pianificazione più efficace di riunioni e appuntamenti. Per iniziare a personalizzare le tue ore lavorative, dovrai fare clic su File > Opzioni > Calendario. Questa sequenza di operazioni ti porterà alla sezione Ore lavorative. Qui, sarai in grado di definire l’orario di inizio e fine della tua giornata lavorativa. Ad esempio, potrebbe trattarsi delle ore 8:00 alle 18:00.

In aggiunta, hai anche l’opportunità di specificare l’orario della tua pausa pranzo. Indicando questo intervallo, assicuri che venga automaticamente escluso dalle tue ore lavorative. Ad esempio, la tua pausa pranzo potrebbe essere configurata per le ore 12:00-14:00.

Nella stessa finestra di impostazioni, troverai anche la sezione Giorni lavorativi. In questo contesto, sarai in grado di selezionare i giorni della settimana che consideri lavorativi. In molti casi, questo significherà deselezionare il sabato e la domenica, se questi sono considerati giorni non lavorativi.

In ultimo, potrai attivare l’opzione “Nascondi il tempo non lavorativo nelle visualizzazioni giornaliere”. Questo farà in modo che nella vista giornaliera del calendario, gli orari al di fuori di quelli impostati come lavorativi saranno nascosti.

L’impostazione accurata delle tue ore lavorative è un modo eccellente per ottimizzare la visualizzazione del tuo calendario in base alle tue reali necessità. Questo darà luogo ad un processo più fluido e intuitivo per determinare il tempo disponibile per pianificare riunioni ed appuntamenti. Insieme alle altre funzionalità di Outlook che abbiamo esplorato, come la creazione di eventi e la personalizzazione della barra di accesso rapido, troverai presto di avere un’esperienza di gestione del tempo di lavoro davvero efficace e personalizzata.

6. Utilizzo dei pulsanti di voto per effettuare un sondaggio via mail in Outlook

Passiamo ora all’utilizzo dei pulsanti di voto per effettuare un sondaggio via mail. Questa caratteristica si rivela particolarmente utile quando si desidera raccogliere rapidamente e con facilità le opinioni dei destinatari su un particolare argomento o decisione. Per creare un sondaggio, dovrai scegliere i pulsanti di voto che sono disponibili nel menu della mail.

Dovrai quindi inserire nel corpo della mail i pulsanti con le opzioni di voto desiderate, come potrebbero essere, ad esempio, “Sì”, “No”, “Forse”.

Una volta inviata la mail, i destinatari potranno esprimere il loro voto cliccando su uno dei pulsanti proposti. Il voto sarà registrato e inviato automaticamente al mittente.
In qualità di mittente, hai la possibilità di visualizzare in qualsiasi momento l’andamento dei voti ricevuti fino a quel momento. Questo permette di avere una visione immediata e aggiornata delle preferenze dei destinatari, agevolando l’esecuzione di un sondaggio istantaneo via mail.

I pulsanti di voto sono uno strumento pratico per raccogliere velocemente le opinioni in modo organizzato e gestibile, senza la necessità di seguire ulteriori passaggi. Che si tratti di prendere decisioni, organizzare riunioni o pianificare eventi, l’uso dei pulsanti di voto può rendere il processo più efficiente.

Per sondaggi più articolati, è possibile includere pulsanti di voto multipli, offrendo così una gamma più ampia di scelte. Le opzioni di voto stesse possono inoltre essere personalizzate in base alle specifiche esigenze.

Utilizzando i pulsanti di voto, ti sarà possibile creare sondaggi via mail in modo semplice e veloce, migliorando la comunicazione e la collaborazione all’interno del tuo team di lavoro. Come molte funzionalità di Outlook che abbiamo già esplorato, come l’impostazione delle ore lavorative e l’uso della barra di accesso rapido, l’uso dei pulsanti di voto è un altro passo verso un’esperienza di lavoro ottimizzata e personalizzata.

7. Utilizzo della copia conoscenza nascosta in Outlook

Dopo aver esaminato le molteplici funzionalità di Outlook i quali includono l’uso dei pulsanti di voto per condurre sondaggi via mail, è interessante approfondire un’altra funzione molto utile: l’utilizzo della Copia Conoscenza Nascosta (CCN).

Questa funzione diventa molto importante quando è necessario inviare un messaggio a più destinatari, mantenendo la riservatezza di alcuni di essi. Per attingere a questo servizio, dovrai prima attivare l’opzione nelle impostazioni. Una volta fatto ciò, quando comporrai un nuovo messaggio, avrai la possibilità di aggiungere destinatari in CCN cliccando su “Mostra CCN” nel menu del Messaggio.

Una caratteristica cruciale è che i destinatari in CCN riceveranno la mail in maniera normale, ma il loro indirizzo email rimarrà nascosto agli altri destinatari. Questo permette di mantenere privata la loro identità. È importante sottolineare che gli indirizzi in CCN non appariranno nemmeno in eventuali risposte o inoltri del messaggio originale.

L’utilizzo della Copia Conoscenza Nascosta può dimostrarsi di notevole utilità in diversi contesti. Ad esempio nella condivisione delle stesse informazioni, indistintamente, con colleghi o superiori, oppure coinvolgendo più persone in una discussione mantenendo un discreto livello di privacy.

È da considerare che i destinatari in CCN possono rispondere liberamente al mittente visibile. Tuttavia, se optano per rispondere a tutti, il loro indirizzo email verrebbe rivelato. È quindi prudente specificare nel corpo del messaggio che si tratta di una CCN.
La copia conoscenza nascosta fornisce un mezzo per gestire le comunicazioni coinvolgendo più parti e mantenendo al contempo un certo livello di riservatezza. La sua utilità è magnificata quando viene utilizzata con giudizio e chiarezza per prevenire possibili fraintendimenti tra i destinatari. Integrando l’uso della CCN con gli altri strumenti di Outlook che abbiamo trattato, come i pulsanti di voto e l’impostazione delle ore lavorative, si contribuisce ancora di più a creare un’esperienza di gestione efficiente e personalizzata del proprio lavoro.

8. Cambio dell’indirizzo di risposta in Outlook

Esaminiamo ora un altro aspetto importante: il cambio dell’indirizzo di risposta predefinito.

Questo potrebbe rivelarsi utilissimo quando si dispone di più account di posta collegati a Outlook e si desidera gestire in modo diverso le risposte in uscita. Per fare ciò, accedi alle impostazioni Account in Outlook. Il percorso per raggiungere queste impostazioni è File > Informazioni > Impostazioni account. Da qui, scegli l’account di posta elettronica per il quale desideri modificare l’indirizzo di risposta predefinito.

Una volta selezionato l’account, navighi alla scheda Posta elettronica. Qui, troverai una sezione chiamata “Quando si risponde o si inoltra”. In questa sezione, hai la possibilità di modificare l’indirizzo predefinito per le risposte e gli inoltri.

Scegliendo l’opzione “Utilizza sempre questo indirizzo”, ti sarà permesso di inserire il nuovo indirizzo di posta elettronica che desideri impostare come predefinito per le risposte. Confermando le modifiche, da quel momento in poi le risposte e gli inoltri verranno inviati dall’indirizzo specificato.

L’opzione di cambio dell’indirizzo di risposta è uno strumento potente che ti offre la possibilità di personalizzare ulteriormente la gestione della tua casella di posta. Questa funzione, insieme alle altre funzionalità di Outlook che abbiamo discusso, come l’utilizzo dei pulsanti di voto e l’implementazione della CCN, rende il tuo lavoro su Outlook più pulito e personalizzato, consentendo un’esperienza di gestione completa e senza soluzione di continuità.

Potrebbe interessarti: Come utilizzare un modello Microsoft per la firma di Outlook

Conclusione

Le procedure illustrate permettono di ottimizzare il flusso di lavoro in Outlook, integrando mail e calendario per una gestione efficiente di impegni e scadenze. La creazione veloce di eventi dalle mail consente di sfruttare le informazioni già presenti nella posta in arrivo, senza doverle reinserire manualmente nel calendario con rischio di errori o dimenticanze.

Queste funzionalità rappresentano un significativo passo avanti nell’interoperabilità tra le diverse componenti di Outlook, con indubbi benefici in termini di produttività personale. Tuttavia, per trarne pieno vantaggio è necessaria una buona organizzazione delle mail in arrivo, ad esempio tramite l’uso di categorie, in modo da distinguere facilmente le comunicazioni rilevanti per impegni e scadenze.

Inoltre, la creazione automatica di eventi comporta il rischio di sovraccaricare il calendario con troppi dettagli irrilevanti, perdendo di vista le attività realmente prioritarie. Sta all’utente esercitare un buon discernimento nel decidere cosa trasformare in evento e cosa no, secondo le personali esigenze.

Infine, questa integrazione funziona al momento solo all’interno di Outlook e non con altri calendari o sistemi di gestione del tempo. Per chi lavora in team e condivide impegni e scadenze, può essere necessario comunque reinserire manualmente alcuni eventi in calendari condivisi.

In conclusione, gli strumenti illustrati vanno accolti positivamente come segnale di una maggiore interconnessione tra le varie componenti di Outlook, ma richiedono discernimento e organizzazione da parte dell’utente per essere sfruttati al meglio, senza eccessi o automatismi fini a se stessi. Dopotutto, essere padroni del proprio tempo, anziché schiavi delle tecnologie, resta un obiettivo fondamentale