Microsoft teams: che cosa è e come funziona

In tantissimi si chiedono che cosa è e come funziona Microsoft Teams. Si tratta di una piattaforma che, com’è facile intuire, è stata sviluppata da Microsoft, con l’obiettivo di aiutare tutti coloro che lavorano in gruppo.

Difatti, è un’applicazione ottima per ottimizzare il teamworking, comunicare tra colleghi in turno e organizzare le proprie mansioni nel miglior modo possibile. All’interno, d’altronde, ha tanti tool utili per migliorare le proprie performance.

Vediamo, quindi, di capire come funziona Microsoft Teams.

Cosa è Microsoft Teams e a cosa serve

Come appena accennato, Microsoft Teams è una piattaforma che ha lo scopo di ottimizzare il teamworking integrando chat, videochiamate, calendario e condivisione di file in una singola applicazione. È progettata per aiutarti a gestire la tua giornata lavorativa fornendo un luogo centrale per collaborare con i colleghi. Microsoft Teams è disponibile come parte di Microsoft Office 365 o come applicazione autonoma.

Si possono vedere tantissimi lavoratori che comunicano usando Microsoft Teams, come il personale all’interno di una biglietteria in stazione, in una reception o in un qualsiasi ufficio al contatto col pubblico. Tuttavia, è ottima anche per chi non lavora al pubblico, dato che permette di comunicare senza doversi muovere dal proprio ufficio.

Tra i suoi vari tool, Microsoft Teams contiene una chat, un calendario e diverse app da installare come estensioni per gestire al meglio il lavoro. Inoltre, consente di creare diversi Teams, ovvero dei canali di comunicazione specifici in modo da rapportarsi soltanto con i colleghi chiamati in causa, senza disturbare gli altri.

Ad esempio, un’azienda con 1000 dipendenti può creare diversi Team in base ai vari ruoli del personale: ufficio IT, commerciale, vendite, risorse umane e così via. In questo modo si avranno diverse sezioni e sottosezioni che consentono di organizzare meglio la propria comunicazione.

Microsoft Teams funzionamento

Il funzionamento di Microsoft Teams è tanto semplice quanto intuitivo ed efficiente. Potremmo definirlo come una sorta di incrocio tra Google Meet o Zoom, e app di messaggistica istantanea come Slack. Questo perché, dal punto di vista delle videoconferenze, ricorda le videochat di Zoom, mentre dal lato chat è un po’ simile a Slack, data la possibilità di creare più gruppi e calendari.

Usare Teams è facilissimo, anche perché è integrato nel pacchetto di Office 365, uno dei migliori strumenti per piccole imprese o grandi aziende. Basta accedere alla piattaforma, scaricabile anche sul proprio sistema operativo Windows, Android, macOS o iOS, e iniziare a chattare con i propri colleghi.

Se non si vuole scaricare, si può semplicemente sfruttare la versione online, aggiungendo un semplice shortcut nel proprio desktop per un accesso più veloce. Per poter utilizzare Microsoft teams online bisogna prima iscriversi e, una volta eseguito l’accesso con il proprio account Microsoft o con l’utenza aziendale, troverete subito nella chat.

Se l’azienda ha già creato dei Team, troverete la lista con i vostri colleghi, di cui vedrete anche le varie mansioni all’interno della società. Quindi, basta digitare il nome di un proprio collega sulla barra di ricerca, e cliccarci sopra.

Si aprirà una chat identica a quella di Whatsapp, Telegram o qualsiasi altra app di messaggistica, e potrete iniziare a scrivere. Sulla sinistra, invece, troverete una barra degli strumenti in cui sono presenti vari comandi per la gestione della comunicazione.

Potrete aprire una nuova chat, creare un gruppo di lavoro, accedere al calendario e molto altro. Ovviamente, potrete anche inserire delle emoticon quando chattate con i vostri colleghi, inviarvi GIF, immagini, documenti, audio e tutto ciò che si fa solitamente con un’applicazione di questo tipo.

Differenza tra Teams statici e dinamici

Su Microsoft Teams è possibile creare sia dei Teams statici che dinamici. Ma qual è la differenza? Anche qui, è molto semplice.

I Teams statici sono quei Team che hanno bisogno di durare a lungo nel tempo. Se, per esempio, l’azienda ha una direzione commerciale, un ufficio IT e un ufficio risorse umane, può creare 3 Teams statici da non sciogliere mai, in modo da avere già diviso in 3 la propria società.

A loro volta, all’interno dei Teams statici si possono creare dei Teams dinamici (creati una volta per un periodo limitato di tempo) da far lavorare ad un prodotto, un progetto o una task specifica. Per esempio, se la direzione commerciale ha 50 dipendenti nel Team statico, 10 di loro potrebbero lavorare al prodotto, 10 al marketing e 30 alla gestione clienti.

A lavoro volta, i dipendenti potranno creare dei sottogruppi in modo da organizzare autonomamente il proprio lavoro, anche in base ai turni. Non è detto che i 10 dipendenti del marketing siano tutti in turno contemporaneamente, quindi 5 di loro potrebbero creare un gruppo e 5 un altro, così da suddividere ancor meglio le mansioni.

Insomma, le funzioni Teams fanno subito intuire a cosa serve Microsoft Teams e come funziona.

Funzioni specifiche di Microsoft Teams

Abbiamo detto che Microsoft Teams ha numerose funzioni tra cui:

• Chat
• Chat Privata
• Riunione
• Chiamate
• Calendario

Ognuna di esse è specifica per l’ottimizzazione del lavoro.

Chat e chat privata

Le tipologie di chat di Microsoft Teams sono 2: chat e chat privata. Consideriamo la prima come una sorta di chat pubblica, in cui si può scrivere notificando tutti gli utenti. Se si vuole notificare un collega in particolare, basterà taggarlo usando la @ seguita dal suo nome, ad esempio: “@Marco, ho un nuovo compito per te!”.

In questo modo notificherete tutti, ma Marco sarà l’obiettivo principale del vostro messaggio. Ma se volete notificare il collega in maniera più immediata senza farlo sapere a nessuno, basterà avviare una chat privata. Come detto prima, bisognerà cercare sulla barra di ricerca il collega che vi interessa, cliccarci, e iniziare a scrivere il messaggio.

Ogni conversazione sarà poi visualizzabile sulla parte sinistra della piattaforma, proprio come accade su Whatsapp e simili. Potrete anche condividere dei file cliccando sul tasto condividi, caricandoli da un cloud o dal vostro PC.

Inoltre, la chat permette anche di mandare degli audio tenendo premuto il tasto in basso a destra con l’icona del microfono, rilasciandolo una volta finito di parlare. Ma se volete chiamare, potrete usare il tasto chiamate o riunioni.

Funzioni Riunione e Chiamate

La funzione riunione permette appunto di “riunirsi” con i propri colleghi in maniera immediata tramite videoconferenza. Questo strumento ricorda molto Zoom o Google Meet, ed è utilissimo per chi ha bisogno di mostrare qualcosa ai propri collaboratori.

Basta schiacciare il tasto Riunione immediata e potrete inserire i colleghi con cui volete parlare. Si può impostare persino l’oggetto della riunione, settare o meno la webcam e attivare o disattivare il microfono. Si può anche mostrare lo schermo così da far vedere, per esempio, un file Excel riguardante il vostro prossimo progetto.

Andando su chiamate, invece, potrete semplicemente effettuare una telefonata tramite Microsoft Teams, sfruttando la connessione internet del vostro dispositivo. Ciò risulta molto utile dal cellulare, in quanto pienamente compatibile sia con iOS che con Android.

Calendario

Sulla sezione calendario troverete invece tutte le vostre task programmate, in modo da non perdere mai di vista il focus sul lavoro. Il datore di lavoro può infatti selezionare il personale adibito a determinate mansioni, assegnando varie task e compiti in determinati giorni della settimana.

In questo modo, ad ognuno basterà aprire il proprio calendario, così da sapere già cosa fare quando si entra in turno. Si possono anche assegnare le varie riunioni in modo da avere una maggiore organizzazione.

App aggiuntive

Per chi sa bene come funziona Microsoft Teams, è utile anche aggiungere delle app che permettono di migliorare l’esperienza utente di tutti i collaboratori. Si possono, per esempio, aggiungere delle mappe, funzioni meteo o video come YouTube, funzioni per news come quelle offerte da Bing e molto altro.

Tantissime app sono pienamente compatibili, come Zoom, Webex, Trello e molto altro. Questo consente di rendere Microsoft Teams uno strumento unico in grado di unire tutti i tool più utili presenti in circolazione. Tra l’altro, essendo sempre in aggiornamento, è difficile che non si riesca ad implementare lo strumento desiderato, motivo per cui è apprezzatissimi da migliaia di utenti in tutto il mondo.

Chiarimenti su Microsoft Teams da cellulare

Molte persone preferiscono sapere come usare Microsoft Teams da cellulare piuttosto che da computer. Questo perché ormai, nell’era dello smart-working, è molto facile che un dipendente sia sempre reperibile al cellulare.

Inoltre, se si è in casa e non si ha il computer acceso, poter mandare una comunicazione direttamente dallo Smartphone torna sicuramente utile. Vediamo quindi come usare Microsoft Teams da cellulare!

Come prima cosa, basta scaricare l’applicazione dal Play Store o dall’ App Store. Dopodiché, bisogna accedere con le proprie credenziali o, in alternativa, registrare un nuovo account per poi eseguire il login.

Una volta eseguito uno di questi passaggi, ci si trova all’interno della piattaforma. Qui le funzioni saranno esattamente identiche a quelle su versione desktop, con l’unica differenza della schermata leggermente più piccola.

Si possono cancellare le chat su Microsoft Teams?

Abbiamo appurato che Microsoft Teams è un’applicazione molto simile a tante altre app di messaggistica. Uno dei “problemi”, se così si possono definire, di molti utenti, è che non si possono cancellare le chat all’interno.

Difatti, Microsoft Teams consente la cancellazione dei messaggi, ma questa deve essere fatta singolarmente per ogni messaggio inviato. Quindi, non è possibile, per esempio, cliccare sull’intera chat con un collega, e cliccare cancella.

Al contrario, si dovrà selezionare il messaggio che volete cancellare, cliccare sui 3 puntini che spuntano sul lato destro del testo, e schiacciare cancella. Il messaggio verrà eliminato, ma rimarrà la dicitura “questo messaggio è stato eliminato”, un po’ simile a quando cancellate un messaggio su Whatsapp.

Questo perché essendo Teams una chat prettamente aziendale, il proprietario ha la facoltà, previo consenso dell’utente, di leggere i messaggi. Ciò ovviamente in rispetto di tutte le normative sulla privacy individuale.

Tuttavia, questo potrebbe essere un campanello di allarme per quei lavoratori che sono soliti “sparlare” insieme al collega, o raccontarsi i fatti propri durante i turni di lavoro. Ciò, inoltre, aiuta a mantenere il focus sulle proprie task, senza l’interesse a distrarsi o fare tutt’altro.

Cancellare chat Microsoft Teams senza cancellarle

Un piccolo “trucchetto” utilizzabile all’interno di Microsoft Teams per cancellare le chat è quello di rimuoverle senza cancellarle effettivamente. Se, per esempio, non volete che un collega curioso veda le vostre chat, o si accorga che eliminate dei messaggi a causa della scritta “messaggio cancellato”, nascondere le conversazioni può essere una soluzione.

Capita spesso, infatti, di voler eliminare i messaggi ma di non farlo per paura che qualcuno si accorga che li cancellate. In questo senso, esiste la funzione archivia chat, ovvero la possibilità di spostare la chat altrove senza che nessuno se ne accorga.

Ciò torna molto utile, quindi, nel momento in cui volete avere pieno controllo delle conversazioni. Basterà cliccare col tasto destro sull’intera chat e cliccare poi sul tasto archivia. Come per magia, la chat sparirà dalla classica lista delle conversazioni.

Per ritrovarla, potrete semplicemente digitare il nome del collega con cui stavate parlando, cliccarci e aprire la conversazione, che tornerà esattamente come prima. Ecco che cancellare le chat su Microsoft Teams diventa un gioco da ragazzi.

Come funzionano le notifiche su Microsoft Teams

Molti si chiedono come funzionano le notifiche su Microsoft Teams, che talvolta possono risultare fastidiose nei momenti di maggior concentrazione a lavoro. Fortunatamente, queste possono essere disattivate tramite il semplice comando delle notifiche.

Nella versione desktop, almeno al primo utilizzo, dovrebbe spuntarvi una casella in basso a destra che vi chiede di attivare o meno le notifiche. Da lì potrete subito impostare la vostra preferenza, così che ad ogni messaggio vi arrivi una piccola notifica sulla parte in basso a destra dello schermo.

Questo però, può essere fastidioso a lungo andare, quindi potreste decidere di disattivarle. Potete anche attivarle o disattivarle per ogni singola chat. Per esempio, capita che in un gruppo dinamico i vostri colleghi parlino troppo di cose che, in quel momento, non vi interessano.

Quindi, potete semplicemente cliccare su “altre opzioni” all’interno della conversazione, e selezionare il comando Mute. Questo, appunto, muterà la chat finché non la riattiverete, eseguendo esattamente la stessa procedura ma cliccando su Unmute.

Si può usare Microsoft Teams senza account?

Anche se sappiamo come usare Microsoft Teams, potrebbe essere interessante capire come usarlo senza account. Ebbene sì: molti utenti non hanno urgenza di creare un account, in quanto potrebbero solo aver bisogno di fare una o due riunioni, senza la necessità di affrontare le procedure di registrazione.

In questo senso, i passaggi per usare Microsoft Teams senza account sono abbastanza semplici e intuitivi. L’unico vincolo è che si deve ricevere un link di invito da parte di un altro utente. Una volta ricevuto il link di invito alla riunione, si deve:

1. Cliccare sul link di invito,
2. Cliccare su “partecipare sul web” una volta che viene mostrato il pop-up (si può anche scaricare l’app e partecipare alla riunione dall’app)
3. Acconsentire l’accesso alla fotocamera e al microfono, in modo da poter parlare e farsi vedere dagli altri interlocutori
4. Digitare il proprio nome da mostrare all’interno della riunione e settare la configurazione audio/video. Si può disattivare o attivare l’audio, il video o entrambi, in base alle proprie preferenze. Se si disattiva uno dei due, solitamente la chiamata diventa più fluida, anche in base al dispositivo che si usa.
5. Configurato il tutto, cliccare su “partecipa ora”, così da finire nella cosiddetta sala d’attesa.
6. In sala d’attesa dovrete semplicemente aspettare che l’organizzatore dia il via alla riunione. Esso riceverà una notifica quando vi vede in attesa, così da avviare subito la conferenza.
7. Alcune riunioni permettono l’accesso solo col proprio account istituzionale (ad esempio durante gli esami di laurea), quindi è bene fare attenzione a questo aspetto.
8. Una volta avviata la vera e propria riunione, potete parlare o, nuovamente, riconfigurare le impostazioni audio/video mentre siete in conferenza.

A cosa serve il codice?

Talvolta può capitare che, insieme al link di invito, si riceva un codice per partecipare alla riunione. Il codice può essere utilizzato al posto del link nel momento in cui non si riesce a recuperarlo o, più semplicemente, per preferenze personali legate alla procedura.

Invece di reperire il link per cliccarci, infatti, potete accedere a una riunione Microsoft Teams direttamente dall’app. Cliccare sull’apposita icona “partecipa o crea un team” e poi andare su “partecipa tramite codice”. Vi si aprirà un piccolo riquadro all’interno del quale potrete inserire il codice di invito.

Una volta inserito, schiacciate invio e vi ritroverete all’interno della riunione in un batter d’occhio.

Riunioni con password

Alcuni organizzatori potrebbero decidere di creare una riunione Microsoft Teams sfruttando una password per l’accesso. Questo permette di inserire un’ulteriore strato di sicurezza, nel caso in cui qualche malintenzionato voglia rubare dati o informazioni personali importanti, o informazioni aziendali.

Mettendo una password, quindi, vi comparirà un messaggio in cui vi viene chiesto di inserire la chiave di accesso alla riunione una volta che cliccate su partecipa. Niente di più semplice! Chiedete la password all’organizzatore, inseritela nell’apposito campo e schiacciate invio.

Dopodiché, come prima, potrete configurare tutti gli aspetti relativi a microfono, fotocamera e quant’altro, per migliorare la vostra esperienza di riunione.

Microsoft Teams prezzi

Facendo parte del pacchetto Office 365, i prezzi di Microsoft Teams potrebbero interessarvi, come anche le caratteristiche legate all’offerta. Ovviamente, questo può variare in base al piano scelto relativo al pacchetto Office, ma è possibile comprarlo separatamente se non volete usare le versioni premium.

Per esempio, esiste una versione di base gratuita che consente di organizzarsi con qualche collega o all’interno di una piccola realtà. In questa sono comprese diverse possibilità che potrebbero interessare a chi non vuole per forza il pacchetto Office completo.

Ad esempio, potrete collegare fino a 300 utenti, mandando allegati fino a 2 GB di grandezza. Al contempo, avrete a disposizione ben 10 GB di cloud gratuito, con tanto di funzionalità di messaggistica. Come se non bastasse, potrete accedere alla funzione riunioni e a tantissime app integrate all’interno di Microsoft Teams.

In poche parole, è paragonabile alle altre versioni a pagamento. Queste si dividono in Microsoft Teams Essentials e Microsoft Teams Premium. La prima costa 4,20 euro a persona per ogni mese, mentre la seconda ha un costo pari a 10,50 euro mensili.

Le tariffe possono essere pagate su cadenza annuale in modo da organizzare meglio le proprie spese, e non sono compresi di IVA. Per quanto riguarda le funzioni, si tratta soprattutto di un’espansione dello spazio a disposizione, che può andare da 1 TB e illimitato all’interno del cloud.

Al contempo, viene offerto completo supporto da parte di Microsoft, una cosa non da poco quando si tratta di gestire grandi aziende.

Conclusioni

Ora che avete scoperto come funziona Microsoft Teams e a cosa serve, siamo sicuri che non avete più dubbi sulle sue utilissime funzionalità. D’altronde, potendo offrire una così efficiente organizzazione delle proprie risorse, si tratta di uno strumento essenziale per chi deve gestire un elevato numero di dipendenti.

In particolare, viene utilizzato da tutte quelle società che, in un modo o nell’altro, promuovono la comunicazione tra colleghi. Capita spesso, infatti, che all’interno degli uffici o all’interno di realtà molto strutturate, non si riesca a comunicare come si deve.

Con strumenti come Teams, invece, si può parlare in maniera efficiente senza distogliere l’attenzione dal proprio lavoro. Non si deve necessariamente chiamare o stare al telefono, in quanto basta un piccolo messaggio istantaneo per avvisare centinaia di colleghi.

Questo risulta anche più performante delle email, che spesso vengono ignorate o archiviate. Tra l’altro, essendo istantaneo, si abbreviano notevolmente i tempi di risposta da parte dei colleghi, che possono semplicemente mandare un “ok” o un “va bene” come segno di comprensione della task.

Implementando le funzioni di videoconferenza, infine, è possibile trasformare la chat in una vera e propria sala riunioni, rivelandosi uno dei migliori strumenti Office in circolazione.

Ecco perché sapere come funziona Microsoft Teams e a cosa serve diventa essenziale in un momento storico in cui il digitale e la comunicazione si uniscono sempre di più. Sfruttato col pacchetto Office 365, poi, Teams diventa ancora più performante ed efficiente.