Microsoft Outlook: cos’è e a cosa serve

Microsoft Outlook è un popolare sistema di posta elettronica e calendario che permette di sincronizzare i propri account senza dover accedere al fornitore di servizi. Questo è utile perché rende più facile la gestione di date e scadenze, indipendentemente dal fatto che siano legate al lavoro o per scopi personali.

Quando ho detto che è lo strumento più usato al mondo, non stavo esagerando. Infatti, quasi tutte le aziende medio-grandi usano Outlook per gestire le loro attività commerciali.

Vediamo come funziona Outlook

Puoi accedere a Microsoft Outlook cliccando sull’icona con la lettera ‘O’ che rappresenta il software.

Facendo doppio clic su questa ecco cosa vedrai:

In questo momento sto usando un computer con sistema operativo Windows. Tuttavia, se hai un Mac la schermata non varierà di molto.

Imposta il tuo account di posta elettronica in Outlook

Per poter aggiungere il tuo account email, devi prima cliccare sul pulsante “Aggiungi account” presente nella scheda File. Ti verrà quindi richiesto di inserire il tuo indirizzo email personale o di lavoro e la tua password e poi seguire passo dopo passo la procedura.

Dopo aver completato questo processo, potrai utilizzare il programma oppure cliccare su “Aggiungi account” e seguire la stessa procedura per aggiungere un altro account.

Cominciamo. Eccoci già alla schermata di Outlook! Immediatamente, sei pronto e operativo con le tue e-mail di fronte a te. In pochi secondi puoi esplorare la i messaggi in arrivo, le bozze, i messaggi indesiderati e il cestino.

Il risultato puoi vederlo qui sotto:

Ho nascosto le informazioni non importanti nell’immagine qui sopra, ma vorrei che prestassi attenzione alla barra multifunzione che si trova nella parte superiore di questa finestra.

L’uso della barra dei comandi è simile in tutti i programmi di Office.

Come potrai notare sono presenti le seguenti schede:

• File
• Home
• Invia/Ricevi
• Cartella
• Visualizza

Questi comandi ti permetteranno di gestire varie funzionalità di Outlook.

In questa lezione, mi concentrerò sui comandi per inviare e-mail e accedere ai calendari. Procederemo poi nelle lezioni successive per imparare di più su Outlook.

Nella scheda Home, per iniziare un nuovo messaggio di posta elettronica, fai un clic su Nuovo messaggio di posta elettronica che ti porterà alla schermata principale di scrittura delle e-mail.

POTREBBE INTERESSARTI: Come creare una nuova cartella in Microsoft Outlook

Come preparare un’e-mail di con Outlook e inviarla

La prima scheda che vediamo si chiama “Messaggio” e la seconda “Inserisci”.

La prima cosa da fare è completare i campi A e Oggetto.

Nel primo campo, digiteremo l’indirizzo email del destinatario. Poi passiamo alla riga dell’oggetto.

In questo campo dovrai descrivere brevemente l’oggetto della tua email. Vedremo più avanti come può essere utile quando abbiamo molte e-mail e vogliamo trovarne una in particolare.

Non ci resta che scrivere il testo della mail e formattarla secondo i nostri gusti. Possiamo cambiare il carattere o la dimensione del nostro testo, così come scegliere i colori. Puoi farlo nella parte superiore dell’editor attraverso le opzioni di formattazione.

Una volta che abbiamo completato i nostri tocchi creativi, il processo di invio di un’email è semplice. Se l’indirizzo del destinatario e l’oggetto sono corretti, tutto quello che dobbiamo fare è cliccare su Invia situato all’estrema sinistra della barra superiore di Outlook. La nostra tua prima e-mail è stata inviata con successo!

Lo scambio di e-mail e di allegati, è risaputo, potrebbe esporre il computer ai virus informatici con conseguente furto di dati sensibili. A tal proposito potrebbe interessarti leggere questa guida ai migliori antivirus gratuiti.

Come accedere al calendario di Outlook

Dopo aver inviato la tua prima e-mail con Outlook, puoi sincronizzare i tuoi calendari ritornando sulla schermata principale:

Poi, clicca sulla seconda icona in basso a sinistra. Se hai seguito tutti i passaggi correttamente ti troverai nella sezione del calendario come nell’immagine qui sotto.

Come scaricare Outlook

Se volete installare Microsoft Outlook sul vostro PC o Mac, il modo più semplice e veloce è quello di acquistare una licenza direttamente da Office365.

Sia per i privati o che per le aziende è possibile acquistare la licenza con una quota annuale che varia a seconda dei servizi aggiuntivi inclusi nell’abbonamento. In questo modo avrai non solo Outlook ma anche tutta la suite Office.

Altrimenti, se sei un privato o uno studente, c’è anche l’opzione per acquistare ad un prezzo fisso di circa 150 euro la suite completa Home & Student senza essere legati ad un abbonamento.

Conclusione

In questa prima lezione di Outlook, abbiamo visto una panoramica generale dell’aspetto del software. Abbiamo anche aggiunto il nostro account di posta elettronica e inviato la nostra prima e-mail. E infine, siamo riusciti a raggiungere l’area del calendario di Outlook.

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