Microsoft OneDrive è il posto perfetto per archiviare tutti i tuoi file. È veloce, semplice e funziona senza problemi su qualsiasi dispositivo. Puoi accedervi ovunque con una connessione internet e condividere i documenti con colleghi o amici.
Può essere una sfida trovare un modo affidabile per archiviare tutti i tuoi documenti, foto e video senza ingombrare la tua casella di posta elettronica. Con Microsoft OneDrive non ce n’è più bisogno!
Questo articolo ti mostrerà i modi migliori per archiviare i tuoi file su Microsoft OneDrive
I punti di forza di OneDrive
I principali vantaggi di OneDrive sono la sincronizzazione e la compatibilità multipiattaforma. Puoi creare file sul tuo PC e modificarli sul tuo tablet o smartphone, mantenendo tutte le tue modifiche. OneDrive funziona con Windows Phone, Android, iOS e persino con Xbox.
OneDrive ti consente di condividere i file da qualsiasi dispositivo ad un altro, senza dover inviare e-mail o salvare il file su una chiavetta. Permette anche di visualizzare le modifiche in tempo reale e di accedere alle versioni precedenti dello stesso documento.
Un’altra persona che partecipa al progetto può apportare modifiche al file senza influenzare il proprio lavoro, quindi si può semplicemente collaborare allo stesso progetto ed evitare la creazione di più copie dello stesso documento.
Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione a Internet e un dispositivo. One Drive può anche essere utilizzato Offline (senza connessione) se si sincronizza preventivamente la cartella cloud sul desktop.
Un altro vantaggio è la sicurezza. I tuoi file sono sempre al sicuro su OneDrive.
Con One drive hai la possibilità di sincronizzare tutte le modifiche effettuate su tutti i vostri dispositivi sincronizzati, così da non doverti preoccupare di fare il backup ogni volta. Basta attivare l’opzione di salvataggio automatico e il gioco è fatto!
Come creare un account OneDrive
Potresti già avere un account OneDrive senza nemmeno saperlo. In realtà, come nel caso di un account Google, il tuo account OneDrive è collegato al tuo account Microsoft, quindi se hai un account Microsoft, sarai in grado di accedervi da qualsiasi dispositivo.
Se non ne hai già uno, vai sul sito ufficiale di OneDrive e clicca su Iscriviti gratis per creare un nuovo account Microsoft. Dopo di che, completa la procedura di iscrizione compilando tutte le informazioni richieste, conferma il tuo indirizzo e-mail e poi è fatta. Il tuo nuovo account Microsoft è stato creato!
Come funziona OneDrive?
Per utilizzare OneDrive, devi avere un account Microsoft e un indirizzo e-mail Outlook, Hotmail o Live. Se stai usando un sistema operativo Windows 8.1 o 10 con Microsoft Edge installato, il tuo account Microsoft dovrebbe essere già presente.
Tutto quello che devi fare è cliccare sulla nuvola bianca sul tuo desktop, che si trova accanto alla data e all’ora.
In alternativa, vai su Start e seleziona OneDrive.
Dopo di che, devi inserire le informazioni del tuo account Microsoft (indirizzo e-mail e password) e seguire le istruzioni. Una volta che hai finito, il tuo strumento di cloud storage Microsoft sarà pronto per l’uso.
Quando hai finito, clicca su Accedi al tuo account Microsoft, seleziona la posizione predefinita in cui vuoi salvare i file sul tuo computer e poi accedi. Questa cartella tiene traccia di tutti i documenti e i file che vengono caricati sul cloud e sincronizzati.
Successivamente, seleziona se vuoi sincronizzare tutti i tuoi file di lavoro sul tuo PC con OneDrive o solo alcuni.
Come accedere a OneDrive dallo smartphone o dal tablet
Sui dispositivi mobili Android e iOS, scarica l’applicazione appropriata da Play Store o App Store e accedi al tuo account aziendale.
Puoi organizzare i tuoi file, creare nuove cartelle, caricare o modificare i dati che vuoi sul tuo PC o telefono accedendo a OneDrive.
Puoi condividere file o directory con chiunque tu scelga, invitandolo a collaborare con te.
Un altro vantaggio è che, con l’ultima versione della suite (OneDrive per Microsoft 365), hai la possibilità di abilitare il salvataggio automatico dei documenti.
Uno dei principali vantaggi di OneDrive è la sua versione browser.
Il vantaggio più significativo di OneDrive è che permette di creare rapidamente documenti Word, Excel, PowerPoint e OneNote e modificare le versioni online di queste applicazioni.
Come gestire i file su OneDrive tramite web
Dopo aver creato un account e aver effettuato l’accesso, vedrai il tuo spazio OneDrive privato, che è disponibile solo per te con le tue informazioni di accesso, da qualsiasi dispositivo tu voglia.
In questa sezione vedremo come gestire i nostri file e cartelle su OneDrive. È una procedura molto semplice, paragonabile a quella che facciamo con i file sul nostro PC.
Creare file e cartelle
Per caricare i documenti su OneDrive, devi prima capire come organizzarli usando le cartelle e come creare i file direttamente da OneDrive.
Per iniziare, accedi all’applicazione web OneDrive e seleziona “Crea una cartella“.
Per creare nuovi file e cartelle, vai nella barra superiore e seleziona Nuovo. Ti verrà presentato un menu a tendina dove puoi scegliere cosa creare. Se vuoi fare una cartella, cliccate sulla voce “cartella”, altrimenti, puoi usare un qualsiasi applicazione dell’intero pacchetto Office o i normali documenti di testo.
Caricare file e cartelle dal tuo computer a OneDrive
Caricare file e cartelle dal nostro PC al cloud e averli accessibili da remoto è un’operazione molto semplice e veloce.
Clicca sul pulsante Carica nella barra superiore per selezionare se stai caricando un file o un’intera cartella su OneDrive.
Ordinare, filtrare e visualizzare i file
Puoi ordinare i file su OneDrive in qualsiasi schermata, che sia la schermata principale o all’interno di ogni cartella. Puoi ordinare i file selezionando il pulsante Ordina nell’angolo in alto a destra. Il menu a discesa che appare include opzioni comuni come Nome, Ultima modifica o Dimensione file.
Aprire o scaricare i file
Dopo aver creato nuovi file o importato quelli esistenti in OneDrive, devi anche aprirli e scaricarli, se necessario, da un altro dispositivo dove non sono fisicamente presenti.
Per visualizzare i file, tutto quello che devi fare è cercarli nelle cartelle e poi cliccarci sopra. OneDrive ti permette di sfogliare una varietà di tipi di file, tra cui documenti di Office, PDF, foto, file musicali e altro.
Per scaricare un file, basta andare alla pagina delle risorse di OneDrive e cercarlo; si può anche usare la barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
Ci sono due metodi per scaricare un file o una cartella:
- cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare la voce Scarica dal menu a tendina,
- oppure cliccare sul cerchio bianco che appare in alto a destra quando si posiziona il mouse su un file e poi selezionare la voce Scarica che apparirà nella barra in alto.
Per scaricare più file o cartelle contemporaneamente facendo semplicemente il trascinamento (il cosiddetto drag & drop) con il tasto sinistro del mouse.
Cercare e navigare tra file e cartelle
È semplice cercare file e cartelle su OneDrive. Puoi navigare normalmente come se si stesse utilizzando Windows Explorer sul PC o utilizzare la funzione di ricerca per scoprire un certo file o una certa directory.
Per cercare un particolare file o cartella, dovete ricordare il suo nome; tutto quello che dovete fare è digitarlo nella barra di ricerca in alto, che presenta una lente di ingrandimento e le parole Cerca in tutti gli elementi.
Per gestire meglio i tuoi file OneDrive, puoi anche utilizzare il menu di sinistra, che suddivide i file in categorie come Elementi recenti e Foto.
Spostare, copiare e rinominare file e cartelle
Per migrare i file, basta trascinarli tra diverse cartelle, cioè cliccare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse su un file o una cartella per spostarlo dove si vuole. Se posizionate un file su una cartella, esso si sposterà all’interno della stessa.
Puoi anche spostare una cartella facendo clic con il tasto destro del mouse su di essa e poi cliccando sull’opzione Sposta in, che mostrerà un menu a tendina dove puoi scegliere la cartella di destinazione.
La procedura per duplicare un file o una cartella è la stessa, eccetto che dovete selezionare la destinazione. Per rinominare un file o una cartella, basta fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere Rinomina.
Eliminare o ripristinare file e cartelle
Per cancellare una cartella o un file, cliccate con il tasto destro del mouse e selezionate Elimina. Puoi anche farlo premendo il tasto Canc sulla tua tastiera su uno o più file.
Su OneDrive, come pure su Windows, i file cancellati non vengono rimossi completamente, ma piuttosto spostati nel cestino e quindi possono essere facilmente recuperati. I file e le cartelle cancellati possono essere recuperati entrando nel cestino dal menu a sinistra, selezionando il file o la cartella da ripristinare e cliccando su Ripristina. A questo punto il file tornerà nella sua posizione originale come se non fosse mai stato cancellato.
Qualora fossero presenti più file all’interno del Cestino, è possibile utilizzare il comando Ripristina tutti gli elementi per riportarli tutti alla loro posizione originale.
Vedere informazioni e attività recenti di un file o di una cartella
È abbastanza semplice scoprire cosa è cambiato e cosa è stato fatto recentemente con un file o una cartella. Avrai bisogno di scoprire il file o la cartella che ti interessa, fare clic con il tasto destro del mouse su di esso, e poi scegliere Dettagli.
Dopodiché, apparirà un menu a tendina dove verranno inseriti tutti i dati del file, come il tipo e la data dell’ultima modifica.
Vedere e ripristinare versioni precedenti di un file
All’interno di OneDrive, è possibile accedere e visualizzare le versioni precedenti di un file cliccando con il tasto destro sul file e selezionando “Cronologia versioni” Questo visualizzerà un menu con tutte le copie precedenti di quel file.
Per vedere un salvataggio precedente, posiziona semplicemente il cursore sulla versione che ti interessa e clicca sui tre puntini verticali che appaiono. Poi vai su Apri file e seleziona la versione del file corrispondente a quel salvataggio e il file verrà scaricato automaticamente.
Ricevere email o SMS di notifica su modifica di un file
OneDrive è uno strumento di produttività che può essere utilizzato sia per scopi personali che lavorativi. Sapere chi ha aggiornato un file e quando è fondamentale.
Si può anche inviare un avviso al telefono o all’email quando i file o le directory sensibili vengono aggiornati, così gli amministratori sanno chi li ha cambiati e quando.
Questa opzione è accessibile solo su OneDrive for Business. Scegli semplicemente il file o la cartella che vuoi notificare e clicca su Invia avviso nell’elenco delle scelte. Seleziona gli elementi che vuoi inviare, poi OK.
OneDrive for Business
Microsoft OneDrive for Business è una versione aziendale di OneDrive che permette di tenere traccia del completamento degli obiettivi aziendali. L’azienda gestisce OneDrive for Business, permettendo agli utenti di collaborare sui documenti di lavoro con i colleghi.
Gli amministratori dell’azienda possono regolare ciò che può essere fatto dai dipendenti con i file condivisi.
OneDrive for Business, in poche parole, connette i dipendenti insieme in modo che possano lavorare su documenti tra di loro utilizzando i loro account aziendali.
Con OneDrive for Business, ogni membro del team di un’organizzazione ha il proprio spazio di archiviazione (da 1 TB a uno spazio illimitato per utente, a seconda del tipo di licenza Microsoft 365 acquisita).
Grazie alla funzione SharePoint è possibile supportare tutte queste caratteristiche.
In poche parole, OneDrive for Business funziona con SharePoint per dare ad ogni membro del team un’area di archiviazione personale dove possono archiviare e lavorare insieme sui documenti.
