Creare un modello di Prima Nota in Excel

La prima nota è un documento fondamentale per la gestione ottimale di un’impresa che riassume l’insieme delle registrazioni delle entrate e delle uscite di denaro contante (cassa) e di movimenti bancari (banca). 

Sebbene non sia obbligatorio, è consigliabile redigerlo per tenere traccia dei pagamenti e delle transazioni. 

Utilizzando un foglio Excel, si possono agevolmente gestire e controllare queste informazioni. La prima nota è utile anche per facilitare le scritture contabili e monitorare la situazione finanziaria dell’azienda.

In questo articolo, vedremo come creare un modello di prima nota in Excel, partendo dai principi base fino a raggiungere un livello più avanzato, con l’applicazione di formule, filtri e altre funzionalità utili.

Struttura di base del modello

Per iniziare, apriamo un nuovo file Excel e creiamo la struttura di base della nostra prima nota. Le colonne principali che dovremo inserire sono:

1. Data
2. Descrizione
3. Entrate
4. Uscite
5. Saldo

Un esempio di struttura di base potrebbe essere il seguente:

Ora che abbiamo la nostra struttura di base, vediamo come migliorarla utilizzando formule e altre funzionalità offerte da Excel.

Calcolo del saldo

Per calcolare il saldo, possiamo utilizzare la seguente formula nelle celle della colonna Saldo:

=IF(AND(ISNUMBER([@Entrate]), ISNUMBER([@Uscite])), "ERRORE", IF(ISNUMBER([@Entrate]), [@[Saldo precedente]] + [@Entrate], IF(ISNUMBER([@Uscite]), [@[Saldo precedente]] - [@Uscite], 0)))

Questa formula controlla se nelle righe correnti sono presenti sia entrate che uscite e, in tal caso, restituisce “ERRORE”. Altrimenti, somma o sottrae le entrate o le uscite rispetto al saldo precedente.

Formattazione condizionale

Per rendere più chiare le entrate e le uscite, possiamo utilizzare la formattazione condizionale. Ad esempio, possiamo evidenziare con un colore verde le entrate e con un colore rosso le uscite. Per farlo, segui questi passaggi:

1. Seleziona le celle contenenti le entrate e le uscite (escludendo le intestazioni)
2. Vai nella scheda “Home”, gruppo “Stili” e clicca su “Formattazione condizionale”
3. Scegli “Nuova regola” e seleziona “Utilizza una formula per determinare le celle da formattare”
4. Inserisci la seguente formula per evidenziare le entrate in verde:

=ISNUMBER([@Entrate])

1. Scegli il formato desiderato (es. sfondo verde e testo bianco) e clicca su “OK”
2. Ripeti i passaggi 3-5 per evidenziare le uscite in rosso, utilizzando questa formula:

=ISNUMBER([@Uscite])

Dopo aver applicato la formattazione condizionale, il nostro foglio di calcolo dovrebbe apparire così:

Filtri e ordinamento

Un’altra funzionalità utile è l’applicazione di filtri e ordinamento alle nostre colonne. I filtri ci permettono di visualizzare solo le righe che soddisfano determinate condizioni, mentre l’ordinamento ci consente di ordinare le righe in base ai valori delle colonne.

Per applicare i filtri e l’ordinamento, segui questi passaggi:

1. Seleziona le celle contenenti le intestazioni delle colonne
2. Vai nella scheda “Dati” e clicca su “Filtri”

A questo punto, appariranno delle freccette accanto alle intestazioni delle colonne, che ci permetteranno di applicare filtri e ordinamenti.

Funzioni avanzate

Oltre alle funzionalità elencate finora, ci sono altre funzioni avanzate che potremmo utilizzare per migliorare ulteriormente il nostro modello di prima nota in Excel. Alcune di queste funzioni includono:

• Creazione di un elenco a discesa per le categorie di entrate e uscite, che permetterà di scegliere facilmente la categoria corretta per ogni transazione
• Aggiunta di ulteriori colonne per lo stato del pagamento (ad esempio, “pagato”, “non pagato” ecc.), che ci aiuteranno a monitorare i pagamenti in sospeso e a gestire i crediti e i debiti
• Creazione di un foglio separato per la sintesi e l’analisi delle informazioni, che permette di visualizzare rapidamente dati importanti come il saldo totale, le entrate e le uscite per categoria ecc.

Esistono molti altri trucchi e consigli per creare un modello di prima nota in Excel ancora più potente e versatile; tuttavia, abbiamo già creato un modello base estremamente funzionale ed efficiente che può essere facilmente personalizzato secondo le esigenze specifiche della tua azienda.

Con la creazione e l’utilizzo di un modello di prima nota in Excel, avrai un controllo più stretto sulla gestione finanziaria della tua azienda e sarai in grado di monitorare agevolmente transazioni, pagamenti e movimenti di cassa. Non solo, questo modello ti aiuterà a preparare le scritture contabili e tenere traccia della situazione finanziaria dell’azienda in modo rapido ed efficiente. Buon lavoro con Excel!