Quando si tratta di e-mail professionali, la firma può fare la differenza. Non solo fornisce informazioni cruciali al destinatario, ma aggiunge anche un tocco di personalità e di eleganza al messaggio. Ma inserire manualmente link, informazioni di contatto e account di social media può richiedere molto tempo.
Fortunatamente, Outlook offre modelli che consentono di creare facilmente una firma professionale completa di tutto il necessario. Basta selezionare un modello, inserire le informazioni e voilà: la firma di Outlook è pronta per l’uso. Niente più noiosi inserimenti manuali o dimenticanze di link importanti.
In questo articolo ti mostrerò passo per passo come fare per creare la tua firma professionale e utilizzarla con Microsoft Outlook.
I template di Microsoft Office
Quando si parla di produttività d’ufficio, Microsoft Office è sempre stato uno strumento indispensabile per il lavoro e la scuola. Una caratteristica utile dei suoi programmi è l’abbondante selezione di modelli. Dai modelli di word già pronti ai fogli di calcolo , questi modelli semplificano il compito di creare documenti e consentono agli utenti di concentrarsi sul miglioramento dei contenuti invece di passare il tempo a cercare di progettarli.
Come scaricare i modelli di firma di Outlook
Molti di noi utilizzano la posta elettronica come forma primaria di comunicazione, sia nella vita personale che in quella professionale. Anche se può sembrare un elemento di secondaria importanza nelle nostre e-mail, la firma può avere un grande impatto sul modo in cui siamo percepiti dai nostri colleghi e potenziali contatti.
Il processo di download è semplice: basta cercare “Raccolta firme di posta elettronica” sul sito web di Microsoft Office Template o scaricarlo direttamente nell’applicazione desktop di Word. Con 20 diverse opzioni di firma tra cui scegliere, troverete sicuramente quella che si adatta al vostro stile personale.
Metodo 1: scaricarlo direttamente in Word
Per utilizzare il modello word contenente le 20 firme con l’applicazione per il desktop, vi basterà aprire word e digitare sulla barra di ricerca la parola “Firma” e premere il tasto Invio.
Una volta premuto Invio, passerete alla schermata di scelta del modello. Il modello raccolta firme di posta elettronica dovrebbe essere il primo nella lista.
Cliccate due volte sull’anteprima del file per scaricare e aprire il documento direttamente in Word. Il documento Word che aprirete contiene tutte le informazioni per un corretto utilizzo della firma outlook. La procedura è semplice:
Passaggio 1: Posizionare il cursore sulla firma e fare clic come mostrato nell’immagine sotto per selezionare tutti gli elementi nella firma.
Passaggio 2: Selezionare Copia (Ctrl + C).
Passaggio 3: Aprire un messaggio di posta elettronica di Outlook e selezionare Incolla (Ctrl + V) per incollare la firma nel corpo del messaggio di posta elettronica.
Passaggio 4: Guardare il video (solo in inglese) per informazioni su come personalizzare la firma con la propria foto/logo, sito Web.
https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RE2ClAY?autoplay=false
Metodo 2: scaricarlo con la versione web di Word
Se preferite il metodo del sito web, utilizzate questo link diretto alla Galleria delle firme e-mail.
Quindi, selezionate “Scarica” o “Apri nel browser” in base alle vostre preferenze.
Se selezionate Apri nel browser, poter accedere all’applicazione Word dal web, sarà necessario autenticarsi con un proprio account Microsoft.
Una volta effettuato l’accesso il documento sarà salvato su OneDrive e aperto con Word direttamente da Office 365.
La procedura per utilizzare la firma su Outlook resta identica a quella mostrata nel metodo 1 per la versione desktop di Word.
Aprite un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook e posizionate il cursore in basso dove volete la firma. Utilizzare Ctrl+V su Windows, Command+V su Mac, il pulsante Incolla nella scheda Messaggio o fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere “Incolla”.
Se si desidera riutilizzare la firma, è possibile aggiungerla all’elenco delle firme di Outlook.
Aggiornare la firma con i propri dettagli
È possibile sostituire facilmente i dettagli di esempio nel modello di firma con i propri.
Cambiare la foto
Fate clic con il tasto destro del mouse sulla foto nel modello e scegliete “Cambia immagine”.
Potrete scegliere se caricare un immagine salvata sul vostro computer, un immagine presente sul web (fornendo l’indirizzo dell’immagine – URL) oppure caricare un icona.
Sostituire i dettagli del contatto
Per il nome, l’indirizzo, il numero di telefono, l’e-mail e altri dati di contatto, è sufficiente selezionare il testo di esempio esistente e digitare il proprio.
Aggiungere i link ai social media
Se si dispone di un modello con pulsanti per Facebook, Twitter, Instagram o LinkedIn, è possibile aggiungere i collegamenti al proprio profilo. Fate clic con il tasto destro del mouse su un pulsante, selezionate “Collegamento” e “Inserisci collegamento“.
Scegliete “File o pagina Web esistente” a sinistra e inserite o incollate il link del vostro profilo nella casella Indirizzo. Fare clic su “OK”.
Conclusione
Ora che sapete come aggiungere una firma alle vostre email in Outlook, potete aumentare la vostra professionalità e personalizzare tutti i vostri messaggi di posta elettronica in uscita. Il processo è semplice e diretto e i risultati ne valgono la pena! Assicuratevi di aggiornare spesso la firma con nuove informazioni, soprattutto se cambiano i vostri contatti.
