Come usare le macro in Microsoft Word

Sei stanco dei compiti ripetitivi che ti rubano tempo? Le macro in Microsoft Word possono aiutarti a risolvere questo problema.

In questo articolo prenderemo come esempio la creazione di una tabella personalizzata in word mediante l’utilizzo delle Macro.

Se ti ritrovi a ricreare la stessa tabella ripetutamente nei tuoi documenti Word, perché non automatizzare questo lavoro? Usando una macro, puoi creare la tabella una volta e riutilizzarla facilmente in qualsiasi parte del documento.

Inoltre, le macro sono utili perché accelerano il tempo di produzione e diminuiscono gli errori.

Cosa sono le macro in Microsoft Word?

Come abbiamo appena detto, una macro è un insieme di comandi e istruzioni che vengono combinati in un unico comando per eseguire una procedura automaticamente. La macro può essere attivata cliccando il pulsante della barra di accesso rapido o inserendo una sequenza di tasti predefinita.

Se non le hai mai usate potresti esserne intimidito, tuttavia, le macro sono fondamentalmente dei pezzi di codice creati dai tasti che premi, dalle parole che digiti o dalle azioni che compi con il mouse.

Stai tranquillo, tutto il codice lavora dietro le quinte e fa il lavoro per te. Si registra semplicemente la macro e poi la si esegue quando la si vuole usare.

Le Macro sono pericolose?

Le macro, anche se utili, sono altamente vulnerabili e possono essere utilizzate dagli hacker per distribuire malware. Tuttavia, c’è un metodo semplice per tenerti al sicuro. Nel corso degli anni, molte aziende – come Microsoft – hanno migliorato la sicurezza dei loro programmi.

Per impostazione predefinita, Word disabilita la lettura delle macro. È sufficiente assicurarsi che la funzione sia disabilitata. Come risultato, ogni volta che provi ad aprire un documento con macro, il programma impedisce la sua esecuzione, mostrandoti un avvertimento.

Il consiglio più importante, invece, è quello di evitare di scaricare documenti Word da fonti sconosciute e di limitarne l’uso ai file provenienti da persone fidate.

Come abilitare le Macro in Word

Quando apri un file Word contenente delle macro, la barra dei messaggi ti mostra il seguente avviso:

Per attivare o disattivare le macro segui questi passaggi:

Clicca sulla scheda File e poi su Opzioni.

Dopodiché, nella schermata successiva, clicca su Centro protezione e quindi su Impostazioni Centro protezione come mostrato qui sotto.

Fatto questo, ti si presenterà un ulteriore schermata dove sarà possibile attivare e disattivare le macro.

Ti consiglio di scegliere l’opzione “Disabilita tutte le macro con notifica” che ti permette di abilitarle caso per caso.

Come registrare una Macro in Word

Dopo aver verificato se sono attive nel documento, puoi iniziare a registrare la tua macro premendo il pulsante “Registra Macro” nella barra di stato o cliccando su Macro > Registra macro nella barra multifunzione nella scheda Visualizza.

Quando appare la finestra Registra macro, completa i dettagli:

• Nome della macro: Dai alla tua macro un nome riconoscibile (senza spazi). Noi useremo CustomTable.
• Assegna la macro a: Scegli se vuoi assegnarla a un pulsante o a una scorciatoia da tastiera. Puoi anche accedere ed eseguire le tue macro nella scheda View cliccando Macros > View Macros.
• Memorizza macro in: Per impostazione predefinita, le macro sono memorizzate in Tutti i documenti che ti permette di riutilizzarle in tutti i documenti Word. Ma puoi selezionare il documento corrente dall’elenco a discesa se preferisci.
• Descrizione: Opzionalmente aggiungi una descrizione.

Clicca su “OK” quando hai finito e sei pronto a creare la tabella.

Se necessario, puoi mettere in pausa la registrazione andando nella scheda Visualizza e cliccando su “Sospendi registrazione” nella casella a discesa Macro.

Crea la tabella

Ora puoi creare la tua tabella come faresti normalmente andando prima alla scheda Inserisci. Clicca sulla freccia a discesa Tabella e trascina per selezionare il numero di colonne e righe o scegli “Inserisci tabella”, inserisci i numeri di colonna e riga e clicca su “OK”.

Personalizzare la tabella (facoltativo)

Puoi aggiungere uno stile alla tua tabella o inserire intestazioni di colonna o riga. L’obiettivo è di includere le personalizzazioni nella tua tabella che vorrai sempre riutilizzare. Dopo tutto, lo scopo delle macro è quello di farti risparmiare tempo!

Come esempio, ho inserito una tabella sei per quattro con uno stile di tabella a bande e intestazioni di colonna.

Suggerimento: cerca di non personalizzare troppo la tua tabella. Se aggiungi troppe opzioni fantasiose, potresti incorrere in errori quando esegui la macro.

Fermare la registrazione della macro

Quando hai finito di creare la tua tabella, fai clic sul pulsante “Interrompi registrazione” nella Barra di Stato o vai alla scheda Visualizza e fai clic su Macro > Interrompi registrazione.

Eseguire la macro per inserire la tabella

Quando è il momento di usare la tua macro tabella personalizzata, posiziona il cursore nel tuo documento dove vuoi inserire la tabella.

Puoi usare il pulsante che hai assegnato o la scorciatoia da tastiera che hai creato. Oppure, puoi andare alla scheda Visualizza, cliccare sulla freccia a discesa Macro e selezionare “Visualizza macro”.

Seleziona la macro che hai creato, clicca su Esegui e il gioco è fatto!

Adesso la tua tabella dovrebbe comparire nel tuo documento nel punto che hai scelto.