Come usare le formule di Excel nei documenti Word

Utilizzare le formule di Excel in word

Mentre puoi sempre integrare i dati di Excel in un documento Word, spesso non è necessario quando tutto ciò di cui hai bisogno è una piccola tabella. Fortunatamente, è abbastanza semplice creare una tabella e usare le formule di Excel in un documento Word. Tuttavia, c’è solo un numero limitato di formule che possono essere utilizzate.

Per esempio, se stai cercando di inserire i dati di vendita in una tabella, potresti aggiungere una colonna per le vendite, un’altra per il costo totale, e una terza per calcolare il profitto usando una formula. Per ognuna di queste colonne, potete anche calcolare una media o un massimo.

Metodo 1: Incolla i dati del foglio di calcolo in Word

Se hai già dei dati popolati in un foglio di calcolo, puoi semplicemente copiarli nel tuo documento Word.

Copia le celle che contengono i dati e apri un documento Word.

Dalla barra multifunzione in alto, clicca sulla freccia sotto il pulsante Incolla e clicca su Incolla speciale.

Vedrai apparire una nuova finestra dove dovrai selezionare come vuoi incollare il contenuto copiato. Seleziona Foglio di lavoro di Microsoft Excel (la prima voce all’interno della finestra di dialogo) e seleziona OK.

I tuoi dati dovrebbero ora apparire nel documento Word, e le celle dovrebbero contenere anche le formule.

Se volete fare delle modifiche, potete fare doppio clic sul contenuto incollato, e il vostro documento Word si trasformerà in un documento Excel, e sarete in grado di fare tutto ciò che fareste su un normale foglio di calcolo.

Metodo 2: Aggiungere formule in una cella di tabella in Word

Inserisci velocemente una tabella nel tuo documento Word e popola la tabella con i dati.

Naviga alla cella dove vuoi fare i tuoi calcoli usando una formula. Una volta selezionata la cella, passa alla scheda Layout dalla barra multifunzione in alto e seleziona Formula dal gruppo Dati.

Nota che ci sono due schede chiamate Layout. Devi selezionare quella che appare sotto Strumenti tabella nella barra multifunzione.

Quando clicchi su Formula, vedrai apparire una piccola finestra.

Il primo campo della casella è dove inserisci la formula che vuoi usare. Oltre alle formule, qui puoi anche eseguire operazioni aritmetiche di base. Per esempio, diciamo che vuoi calcolare il ricavo, potresti semplicemente usare la formula:

=B2*C2

Qui, B2 rappresenta la seconda cella della seconda colonna, e C2 rappresenta la seconda cella della terza colonna.

Il secondo campo ti permette di impostare il formato del numero. Per esempio, se vuoi calcolare il ricavo fino a due cifre decimali, puoi selezionare il formato del numero di conseguenza.

Il campo Incolla funzione elenca le formule che puoi usare in Word. Se non riesci a ricordare il nome di una funzione, puoi selezionarne una dall’elenco a discesa, e sarà automaticamente aggiunta al campo Formula.

Quando hai inserito la funzione, clicca su OK, e vedrai la cifra calcolata nella cella.

Argomenti posizionali

Gli argomenti posizionali (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) possono spesso rendere le cose più semplici, specialmente se la tua tabella è relativamente grande. Per esempio, se avete 20 o più colonne nella vostra tabella, potreste usare la formula =SUM(ABOVE) invece di fare riferimento ad ogni cella all’interno delle parentesi.

A differenza di Excel, i nomi delle funzioni e gli argomenti posizionali saranno in lingua inglese.

Potete usare argomenti posizionali con le seguenti funzioni:

• SUM (SOMMA)
• AVERAGE (MEDIA)
• MIN (MINIMO)
• MAX (MASSIMO)
• COUNT (CONTEGGIO)
• PRODUCT (PRODOTTO)

Per esempio, potremmo calcolare la media delle quantità per l’esempio precedente usando la formula

=AVERAGE(ABOVE)

ovvero

=MEDIA(SOPRA)

Se la vostra cella è al centro della colonna, potete usare una combinazione di argomenti posizionali. Per esempio, potreste sommare i valori sopra e sotto una cella specifica usando la seguente formula:

=SUM(ABOVE; BELOW)

ovvero

=SOMMA(SOPRA; SOTTO)

Se volete sommare i valori sia della riga che della colonna in una cella d’angolo, potete usare la seguente formula:

=SUM(LEFT; ABOVE)

ovvero

=SOMMA(SINISTRA; SOPRA)

Anche se Word offre solo poche funzioni, esse sono abbastanza robuste in termini di funzionalità e ti aiuteranno facilmente a creare la maggior parte delle tabelle senza incorrere in problemi di mancanza di funzionalità.

Aggiornamento dei dati e dei risultati

A differenza di Excel, Word non aggiorna i risultati delle formule in tempo reale. Tuttavia, aggiorna i risultati una volta che si chiude e riapre il documento. Se volete mantenere le cose semplici, basta aggiornare i dati, chiudere e riaprire il documento.

Tuttavia, se vuoi aggiornare i risultati della formula mentre continui a lavorare sul documento, dovrai selezionare i risultati (non solo la cella), fare clic destro su di essi e selezionare Aggiorna campo.

Quando clicchi su Aggiorna campo, il risultato della formula dovrebbe aggiornarsi istantaneamente.

Riferimenti alle celle

Ci sono diversi modi per fare riferimento a una cella in un documento Word.

1. Nomi dei segnalibri

Diciamo che dai al tuo valore di vendita media un segnalibro con il nome MediaQuantità. Se non sai come dare un nome a una cella, seleziona la cella e vai nella scheda Inserisci > Segnalibro dalla barra multifunzione in alto.

Supponiamo che il valore medio delle quantità sia un valore decimale e che tu voglia convertirlo in un numero intero. Potrai fare riferimento al valore medio delle vendite come =ROUND(MediaQuantità;0) e questo arrotonderà il valore al numero intero più vicino.

2. Riferimenti RnCn

La convenzione di riferimento RnCn permette di fare riferimento a una riga, una colonna o una cella specifica in una tabella. La Rn si riferisce all’ennesima riga, mentre la Cn si riferisce all’ennesima colonna. Se volete fare riferimento alla quinta colonna e alla seconda riga, per esempio, userete R2C5.

Puoi anche selezionare un intervallo di celle usando il riferimento RnCn, proprio come faresti in Excel. Per esempio, selezionando R1C1:R1C6 si selezionano le prime sei celle della prima riga. Per selezionare l’intera riga in cui stai usando la formula, usa semplicemente R (o C per una colonna).

3. Riferimenti A1

Questa è la convenzione che Excel usa e che tutti conosciamo. La lettera rappresenta le colonne, mentre i numeri rappresentano le righe. Per esempio, A3 si riferisce alla terza cella della prima colonna.

Tabelle di Word rese facili

Speriamo che la prossima volta che avrai bisogno di usare i dati in un documento Word, sarai in grado di fare le cose molto più velocemente senza dover prima creare un foglio di calcolo e poi importarlo nel tuo documento Word.