Come inoltrare automaticamente le e-mail in Microsoft Outlook

Inoltrare un’e-mail è abbastanza semplice in Microsoft Outlook. Tuttavia, se devi inoltrare sempre le stesse tipologie di e-mail, perché non automatizzare il compito? Devi sapere che in Outlook è possibile inoltrare automaticamente alcune e-mail o anche tutte.

In questo articolo ti mostrerò, sia che tu usi Outlook sul tuo desktop o sul web, come impostare l’inoltro delle e-mail automatico. Si tratta solo di impiegare alcuni minuti per impostare il tutto per poi risparmiare tempo e passare a compiti più importanti.

Impostare l’inoltro automatico in Outlook sul tuo desktop

Simile al BCCing automatico delle email, inoltrare automaticamente le email usando Outlook sul tuo desktop comporta l’impostazione di una regola. Questo si può applicare all’inoltro di messaggi specifici così come a tutte le email.

Inoltrare automaticamente certe email

Seleziona la casella di posta elettronica con cui vuoi lavorare in Outlook, se ne hai più di una.

Suggerimento: Se nella tua casella di posta hai un’email che è una di quelle che vorresti inoltrare, selezionala. Questo ti aiuterà nella creazione della regola perché Outlook userà alcuni dei suoi dettagli nella procedura guidata.

Vai alla scheda Home, clicca su “Regole” per aprire il menù a discesa e seleziona “Crea regola“.

Quando viene visualizzata la finestra Crea regola, clicca su “Opzioni avanzate” per aprire la procedura guidata delle regole.

Il primo passo nell’impostazione della regola di inoltro è quello di scegliere la condizione. Spunta la casella accanto ad ogni condizione che vorresti usare per l’inoltro delle e-mail. Mentre lo fai, vedrai che queste vengono visualizzate nella descrizione in basso. Clicca su “Avanti“.

Ora, dovrai selezionare l’azione. Puoi scegliere Inoltrare a persone o gruppo pubblico o Inoltrare a persone o gruppo pubblico come allegato. Spunta la casella secondo le tue preferenze.

Nella descrizione in basso, clicca su “Persone o gruppo pubblico”.

Poi, seleziona l’indirizzo e-mail a cui vuoi inoltrare i messaggi e clicca su “A” in basso. Se necessario, puoi usare l’elenco a discesa sotto la Rubrica per scegliere un certo elenco di contatti. Clicca su “OK”.

Clicca ok e ritorna nella finestra “Creazione guidata Regole“. A questo punto ti verrà mostrata la finestra relativa la scelta delle eccezioni. Spunta le caselle che ritieni opportune (se ce ne sono) e clicca su “Avanti”.

Dai un nome alla tua regola e poi seleziona la casella per Attivare questa regola. Facoltativamente, puoi selezionare la casella per eseguire la regola immediatamente. Clicca su “Fine” per salvare e abilitare la tua regola.

Inoltrare tutte le email

Se preferisci inoltrare tutte le email che ricevi ad un altro indirizzo email, seguirai gli stessi passi di cui sopra con un’eccezione.

Nel passo delle condizioni della procedura guidata delle regole (Passo 1), spunta la casella per Inviato a [il tuo indirizzo email]. Questo applicherà la regola a tutte le email inviate a quell’indirizzo. Poi, continua con il resto del processo di impostazione della regola per inoltrare le email.

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Impostare l’inoltro automatico in Outlook sul web

Se usi Outlook per il web, puoi creare una regola di inoltro proprio come la versione desktop. Ma imposterai l’inoltro per tutte le email in arrivo al di fuori dell’uso di una regola.

Per entrambe le opzioni, clicca sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra per aprire la barra laterale delle impostazioni. In basso, clicca su “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.

Inoltrare certe email

Per inoltrare solo determinate email, avrai bisogno di impostare una regola specifica.

Come mostrato nell’immagine precedente, clicca su “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook” e poi, come mostrato nell’immagine qui sotto, Seleziona “Posta” all’estrema sinistra e poi “Regole” a destra. Clicca su “Aggiungi nuova regola“.

Bastano solo tre step per impostare una regola in Outlook per il web. Inizia dando un nome alla tua regola.

Poi, clicca sulla casella a discesa per selezionare una condizione. Puoi usare criteri come chi è il mittente dell’email, come appare il tuo nome, o cosa include l’oggetto o il corpo.

Fai la tua selezione e poi includi qualsiasi altro dettaglio necessario nella casella a destra, se applicabile. Per includere più criteri, clicca su “Aggiungi un’altra condizione” e fai la stessa cosa.

Infine, aggiungerai l’azione. Clicca sulla casella a discesa per Seleziona un’azione e scegli “Inoltra a” o “Inoltra come allegato” secondo le tue preferenze.

Inserisci l’indirizzo email a cui vuoi inoltrare le email nella casella che appare. Per includere un’altra azione o aggiungere un’eccezione, clicca sul link corrispondente.

Se hai altre regole impostate con condizioni simili, puoi selezionare la casella per Interrompere l’elaborazione di altre regole, se vuoi. Questo ignorerà le regole successive che si applicano alle stesse email.

Quando hai finito, rivedi la tua regola e clicca su “Salva“.

Inoltrare tutte le email

Invece di inoltrare email specifiche, puoi scegliere di inoltrarle tutte.

Seleziona “Posta” all’estrema sinistra e poi “Inoltro” a destra.

Spunta la casella per abilitare l’inoltro. Poi, inserisci l’indirizzo email a cui vuoi inoltrare i messaggi nella casella. Facoltativamente, è possibile selezionare la casella per mantenere una copia dei messaggi inoltrati. Poi, clicca su “Salva” quando hai finito.