Come fare una PEC gratuita

Chi ha un’attività professionale o ha bisogno di comunicare in maniera semplice e veloce rispetto alla comunicazione tramite mail tradizionali non può non avere una PEC. La PEC, infatti, ha un sistema avanzato di invio e ricezione delle email, come vedremo più avanti.

Questo consente di gestire al meglio le comunicazioni lavorative, gli appuntamenti, e tutto ciò che non concerne la sfera privata. PEC, appunto, sta per posta elettronica certificata, ovvero una tipologia di posta molto più sicura e meno soggetta a rischi.

Cosa è la PEC

Come consigliato qui, la PEC è fondamentalmente un indirizzo di Posta Elettronica certificata. In questo indirizzo, è possibile comunicare con altri indirizzi PEC scambiandosi delle vere e proprie raccomandata. Le mail inviate tramite PEC, infatti, assumono dichiarazioni di carattere legale.

Se Marco invia una PEC a Gianluca, sarà come se ci fosse stato uno scambio di raccomandata con ricevuta di ritorno. La comodità è che viene fatto tutto in maniera digitale, senza sprechi inutili di carta e senza i tempi medi di spedizione di una raccomandata.

Tutto avviene istantaneamente, da qualsiasi luogo e senza alcun costo aggiuntivo (se non, talvolta, quello della creazione della PEC stessa). Nello specifico, quando si invia una PEC viene generato un certificato unico.

Questo, a sua volta, è gestito dal server di posta, e sarà immediatamente disponibile sia al destinatario che al mittente (nella sezione messaggi inviati). Ovviamente, il destinatario riceverà una notifica come quando si riceve una qualsiasi email, mentre il mittente avrà a sua volta una notifica che testimonia la ricezione dell’email da parte del destinatario.

Un po’ come quando si invia un messaggio su Whatsapp e, quando il destinatario legge il messaggio, vedete le spunte blu come segno di avvenuta lettura di quest’ultimo.

PEC e servizi digitali correlati

Con la PEC si può avere accesso a tutta una serie di servizi digitali correlati all’Agenzia delle Entrate, alle Poste o all’INPS. Ecco perché tantissimi utenti, anche non possessori di attività, hanno una PEC personale così da poter accedere a servizi particolari.

Inoltre, avendo la PEC lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, si può usare senza problemi come una raccomandata classica. Ciò fa risparmiare tantissimo tempo nel momento in cui si ha bisogno di inviare un solo documento, dei contratti, delle comunicazioni ufficiali o qualsiasi tipo di informazione si voglia inviare ad un destinatario.

Allo stesso tempo, però, la PEC implica la necessità di maggiore protezione. Sarebbe consigliabile, infatti, comunicare la propria PEC solo quando necessario, e non registrarsi a siti o piattaforme discutibili tramite essa come si farebbe con una qualsiasi email tradizionale.

Tra l’altro, un uso improprio della PEC potrebbe comportare delle conseguenze a livello legale. Per quanto riguarda i servizi digitali correlati, elenchiamo di seguito quello offerto da Poste Italiane, uno dei più gettonati.

Con Poste Italiane un utente privato può fare una PEC gratuita con le seguenti caratteristiche:

• 100 MB di spazio base per la posta elettronica
• Possibilità di acquistare dello spazio aggiuntivo, per uno spazio totale pari a 1 GB. Questa operazione può essere fatta quando si vuole e lo spazio durerà quanto la casella in questione
• La casella può durare 1, 2 o 3 anni a seconda delle preferenze
• Si possono inviare fino a 200 email al giorno (raccomandate, documenti etc.)
• Il dominio della propria PEC sarà @postecert.it (al posto di @gmail.com, @libero.it e simili)
• L’acquisto può essere fatto online

Come si usa la PEC

È facile intuire che l’utilizzo della PEC gratuita non è qualcosa di così complicato, dato che fondamentalmente funziona come una qualsiasi email. Difatti, non avrete bisogno di software gestionali o quant’altro. Basta accedere tramite browser sull’indirizzo di posta elettronica e il gioco è fatto.

Per chi vuole una maggiore comodità, è consigliabile collegare gestori mail come Microsoft Outlook, completamente gratuiti e facilmente accessibili. Provate anche Mail o Thunderbird, in modo da capire quale potrebbe fare al caso vostro in base alle varie esigenze.

Per sincronizzare l’email col gestore mail avrete bisogno dell’IMAP e del POP3, parametri che vi verranno forniti durante la fase di creazione della PEC. Una volta fatto, avrete la possibilità, per esempio, di accedere ad Outlook tramite Smartphone e leggere le comunicazioni importanti da qualsiasi luogo vogliate.

D’altronde, la differenza tra mail e PEC gratuita è che la prima ha un sistema di invio/ricezione tradizionale, non certificato e non ufficiale. La seconda, invece, vale come un vero e proprio documento ufficiale con conseguenze legali nel caso di violazioni della legge.

Se, quindi, si invia un contratto falso o un documento non legale, si possono rischiare conseguenze spiacevoli. Tra l’altro, la PEC è obbligatoria per tutte le aziende e facoltativa tra privati dal 2013, quindi chi ha una società o un’azienda privata è tenuto a rispettarne le regole.

Come fare una PEC gratuita

Nella maggior parte dei casi, fare una PEC può implicare dei costi a seconda del servizio scelto e a seconda del pacchetto selezionato. Alcuni servizi offrono PEC con un certo numero di MB o GB disponibili per l’archiviazione delle email.

Altri, invece, permettono di inviare un numero definito di email giornaliere che può variare da 100 a oltre 500. Questo, quindi, dipenderà dalla mole di comunicazioni che gestite ogni giorno e da quanto spazio necessitate per l’archiviazione.

Come abbiamo visto sopra, alcune PEC come quella delle Poste hanno anche una durata precisa, che va da 1 a 3 anni. In quei casi parliamo di PEC private, che possono ovviamente avere una durata minore di quelle aziendali.

Tuttavia, è possibile creare una PEC privata facilmente, anche se per un periodo limitato. Ciò vi consentirà di testare un determinato servizio e, una volta finito il periodo gratuito, capire se può fare per voi o meno.

Creare una PEC gratuita con Legalmail

Legalmail offre la possibilità di creare PEC gratis facilmente e in maniera abbastanza intuitiva. Basta recarsi all’interno della loro pagina ufficiale e, cliccando sul pulsante Prova gratis, si può avere un periodo di prova gratuito di ben 6 mesi.

Quindi, per 6 mesi potrete inviare comunicazioni ufficiali ai vostri contatti come se fossero delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Il servizio selezionato, ovvero il PEC Silver, offre 8GB di spazio per salvare le proprie PEC con documenti all’interno, e ha anche tantissime features relative alla sicurezza della casella di posta.

Si può accedere comodamente da Smartphone con sistema Android o iOS, e si possono anche ricevere le notifiche tramite messaggi SMS. Il tutto, una volta finiti i 6 mesi gratuiti, costerà 39 euro + IVA ogni 12 mesi. Quindi, un totale di poco meno di 4 euro al mese.

Se si vuole spendere meno, però, è anche possibile selezionare il pacchetto PEC Bronze. Questo costa 25 euro l’anno e offre 5GB di spazio. Per i più esigenti, invece, si possono avere a disposizione 15 GB per 75 euro all’anno più IVA tramite PEC Gold.

Se si pensa ai costi tradizionali di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ogni piano risulta decisamente più conveniente, soprattutto se si ha necessità di inviarne diverse su cadenza mensile.

PEC economiche con Poste Italiane

Anche se non totalmente gratuita, la PEC tramite Poste Italiane è sicuramente una delle più economiche. Il dominio è Poste Cert, ed è consigliata per i privati che non hanno la stessa mole di documenti di una grossa azienda.

Come anticipato prima, lo spazio è di appena 100 MB, e si possono inviare 200 mail su cadenza giornaliera. Il prezzo, però, è di solamente 5,50 euro all’anno + IVA, una cifra veramente irrisoria se si calcola che costa poco meno di 1 euro al mese.

Non a caso, viene anche chiamata PEC Base Privati, dato che è indicata per gli individui che hanno bisogno di mandare comunicazioni ufficiali senza però la fatica di recarsi allo sportello, pagare la raccomandata in base al peso e affrontare i tempi burocratici e di spedizione.

Tra l’altro, per chi vuole qualcosa in più è possibile prendere il pacchetto PEC Base Business o Avanzata Business, entrambi con 1 GB di spazio e oltre 5  caselle di posta elettronica incluse. Questo consente di ottenere ancora di più con cifre veramente basse, anche se i prezzi di questi due pacchetti vanno chiesti all’ufficio commerciale di Poste Cert.

Per richiedere una PEC come Poste Cert basta andare sul sito ufficiale, registrarsi e cliccare su Acquista PEC online. Si compilano gli appositi moduli e si sottoscrive il servizio firmando il contratto e inviandolo a [email protected].

Una volta ricevuta la risposta, verrà comunicata l’attivazione della PEC per il piano selezionato in fase di richiesta.

Le migliori app per leggere PEC da Smartphone

Abbiamo detto diverse volte che alcuni servizi consentono di leggere le PEC dal proprio Smartphone. Esistono varie applicazioni per eseguire questa operazione, ma niente è più comodo di Gmail, servizio associato anche a Google per la lettura della propria posta elettronica.

Solitamente è un’applicazione già presente in tutti gli Smartphone dopo l’acquisto. Se non ce l’avete, scaricate Gmail dal Play Store e, una volta installata, apritela. Eseguite l’accesso e andate nella sezione ‘’aggiungi mail’’.

Aggiungete quindi la vostra PEC come email aggiuntiva e, quando ne avete bisogno, potrete leggere tutte le vostre notifiche all’interno dell’app. potrete fare lo switch dell’account in qualsiasi momento cliccando sull’icona in alto a destra con l’iniziale del vostro nome.

Vi appariranno tutte le email collegate a Gmail e, cliccandoci sopra, verrete reindirizzati alla casella di posta desiderata.

Un altro servizio molto comodo e utilizzato dai possessori di PEC è Microsoft Outlook, ottimo anche per le aziende. Come prima, basta scaricare l’applicazione sul proprio Smartphone (se non già presente) e aggiungere la propria PEC come email aggiuntiva.

Nel momento in cui vi serve, accedetevi e vedrete tutte le vostre comunicazioni importanti in un batter d’occhio.

Domande frequenti su come creare una PEC gratis

Tantissimi utenti si chiedono spesso se ci sono vie alternative per creare PEC gratis con altri servizi come Gmail o INPS. Beh, in questo caso è bene sottolineare che Gmail non è un fornitore di PEC come Poste, Legalmail o altri servizi che abbiamo visto.

Tuttavia, Gmail consente di leggere le PEC col cellulare come abbiamo accennato pocanzi. Per quanto riguarda l‘erogazione di PEC da parte dell’INPS, invece, quest’ultimo aveva in passato provato a fornire servizi del genere, ma momentaneamente ha cessato l’attività.

Oggigiorno, i servizi più utilizzati per le PEC sono sicuramente Legalmail, Aruba, Register.it e Poste Cert.

Un altro punto da attenzionare, invece, è la differenza tra PEC e SPID. Nel primo caso, la PEC è un servizio di posta elettronica certificata, che non c’entra però con lo SPID. Quest’ultimo, infatti, è sì un sistema certificato, ma si parla di sistema di autenticazione e non di casella di posta elettronica.

In poche parole, lo SPID serve ad accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione.

Conclusioni

Abbiamo visto come creare PEC gratis o, comunque, spendendo delle cifre irrisorie, sia un processo facile e intuitivo, soprattutto per i privati che non hanno bisogno di troppo spazio all’interno della propria casella.

Il limite di PEC che si possono possedere è infinito, in quanto certificate e, quindi, sempre tracciabili. Sconsigliamo di inviare PEC da Gmail, in quanto si potrebbero subire problemi di sincronizzazione (anche se è molto raro). Tuttavia, potete usarlo per la lettura delle email senza dover per forza accedere da web.

Inoltre, è bene sapere che le PEC, avendo valore legale come una qualsiasi raccomandata con ricevuta di ritorno, vanno scritte con cognizione di causa e sempre ricontrollate prima dell’invio. Un errore, una svista o una violazione di legge accidentale potrebbero comportare conseguenze spiacevoli.

Revisionate sempre i documenti che inviate e cercate di mantenere la riservatezza del vostro indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Soltanto così riuscirete a sfruttare al massimo il potenziale di questi strumenti, ottimi non solo per i piccoli imprenditori ma anche per le grosse aziende.