Come creare un database con Access

Se non hai esperienza con Access e non sai da dove cominciare, ti guiderò attraverso il processo di creazione di una base di dati.

Gestire un bilancio aziendale o familiare immagazzinando i dati in un database ti permette di tenere a portata di mano il resoconto delle tue attività quando ne hai bisogno.

La procedura per creare un database in Microsoft Access 2019 è la stessa delle versioni precedenti e di “Office 365”.

Le basi di dati

Prima di entrare nel dettaglio di come costruire una base di dati con Access “in Windows”, esaminiamo alcuni dei fondamenti dei “database”.

Access non supporta i database NoSQL!

Access, come MySQL, è un programma per costruire database “relazionali”, un tipo di sistema di gestione di database (DBMS).

Quando si utilizza un sistema di gestione di database (DBMS), si ha la possibilità di gestire i dati che sono collegati in relazioni attraverso più tabelle.

Access è disponibile solo su sistemi Windows con il pacchetto Microsoft Office. Per ragioni di compatibilità, sappiate che dalla versione 2007 in poi (.accdb) è il formato predefinito del file.

Come creare un database in Access

In questo tutorial non useremo un modello già pronto in Access per creare il database; disegneremo noi stessi la struttura dei dati!

Sei pronto? Iniziamo!

Dal menu principale di Microsoft Office, fai doppio clic con il tasto sinistro del mouse sull’icona di Access; poi sceglie Database Desktop vuoto e inserisci un nome di file e un percorso.

Seleziona (Tabella 1) sotto Tabelle dal menu di sinistra; poi, dal menu delle opzioni che si apre, scegli Visualizza Struttura.

Puoi anche personalizzare il nome della tabella nel messaggio di Salva con nome.

In Visualizzazione struttura nella colonna Nome campo, nella prima posizione troverete l’elemento (ID) “identificatore”; è impostato come chiave primaria, auto incrementale e di tipo numerico, non toccatelo!

Vai alla cella successiva, assegna un riferimento e poi clicca accanto ad esso nella colonna tipo di dati per aprire il menu delle opzioni; seleziona per esempio Valuta se vuoi descrivere il prezzo di un prodotto.

Crea i campi necessari per la struttura del database!

Quando hai finito, clicca su Visualizza, che troverai in cima alla scheda del menu Progettazione; poi clicca su Visualizzazione foglio dati.

Come creare una maschera con Access

La struttura del database è stata creata, quindi puoi inserire i dati nel nostro archivio, ma il design lascia un po’ a desiderare; quindi clicca su Crea per aprire la scheda del menu e rendi le cose più facili cliccando su Creazione guidata maschera.

A questo punto, avete già impostato la struttura del database e ora potete inserire le informazioni nell’archivio. Il design, d’altra parte, è un po’ “spento”; quindi, vai su Crea per lanciare la scheda del menu e rendi le cose più semplici selezionando Creazione guidata maschera.

Nella finestra che si apre:

• Seleziona tutti i campi per inserirli nella maschera con un clic sulle doppie parentesi angolari (>>);
• Con il pulsante (>) importate i campi che vi interessano;
• Fate doppio clic con il tasto sinistro del mouse SOLO sui campi che volete inserire nella maschera.

Quando hai finito di selezionare i campi per la struttura dei dati, clicca su Avanti. Nel passo successivo, imposta il layout per la visualizzazione. Il mio consiglio è quello di lasciare le impostazioni predefinite.

Premi Avanti, inserisci il titolo e clicca su Fine.

A questo punto, l’interfaccia di visualizzazione dei dati per il database è stata creata; è possibile scorrere i record per visualizzare le informazioni utilizzando la barra dei record.

Conclusioni

In questo tutorial di base, abbiamo visto come costruire un database in Access. Poi, per una gestione dei dati più complessa, vi consiglio di dare un’occhiata a funzionalità come query, macro e formule. A questo punto, il vostro database è pronto!

Grazie per aver letto questo tutorial. Spero ti sia stato utile!

Se è così, condividilo con i tuoi amici sui social network e non esitare a lasciarci un commento qui sotto. A presto!