5 funzionalità di Excel più utili in azienda

Microsoft Excel è uno degli strumenti più versatili e potenti che è possibile utilizzare all’interno di un’azienda per l’analisi dei dati, la pianificazione finanziaria e il monitoraggio delle attività. 

Ci sono molte funzioni utili presenti in Excel, che possono rendere più agevole il lavoro quotidiano e migliorare l’efficienza aziendale. 

In questo articolo, esamineremo alcune delle funzioni Excel più utili e spiegheremo come possono essere utilizzate per massimizzare la produttività nel contesto aziendale.

1. Cerca verticale (CERCA.VERT) e Cerca orizzontale (CERCA.ORIZZ)

1.1 Cerca verticale (CERCA.VERT)

La funzione CERCA.VERT (cerca verticale) è una delle funzioni più utili di Excel, poiché consente di cercare e recuperare informazioni in modo rapido all’interno di un foglio di calcolo. 

La funzione effettua una ricerca verticale su una colonna riferimento e restituisce un valore corrispondente da un’altra colonna, sulla stessa riga del valore trovato.

CERCA.VERT può essere utilizzata per trovare informazioni su prodotti, prezzi, numeri di inventario e altro ancora, basandosi su un singolo criterio di ricerca.

La sintassi per la funzione CERCA.VERT è la seguente:

=CERCA.VERT(criterio di ricerca, intervallo, indice colonna, [approssimato])

Dove:

• criterio di ricerca: il valore che si desidera cercare (ad esempio, il codice prodotto)
• intervallo: l’area dei dati in cui effettuare la ricerca (ad esempio, la tabella dei prodotti)
• indice colonna: il numero della colonna (all’interno dell’intervallo) da cui recuperare il valore corrispondente (ad esempio, il numero della colonna che contiene i prezzi)
• approssimato: un parametro opzionale che indica se la funzione deve cercare un valore esatto (FALSE) o un valore approssimato (TRUE, impostazione predefinita)

1.2 Cerca orizzontale (CERCA.ORIZZ)

La funzione CERCA.ORIZZ (cerca orizzontale) funziona in modo simile a CERCA.VERT, ma effettua la ricerca su una riga riferimento anziché su una colonna riferimento. Restituisce un valore corrispondente da un’altra riga, sulla stessa colonna del valore trovato.

CERCA.ORIZZ può essere utilizzata per cercare informazioni orizzontalmente, ad esempio quando si dispone di una tabella in cui le informazioni sono organizzate per righe invece che per colonne.

La sintassi per la funzione CERCA.ORIZZ è la seguente:

=CERCA.ORIZZ(criterio di ricerca, intervallo, indice riga, [approssimato])

Dove:

• criterio di ricerca: il valore che si desidera cercare (ad esempio, il codice prodotto)
• intervallo: l’area dei dati in cui effettuare la ricerca (ad esempio, la tabella dei prodotti)
• indice riga: il numero della riga (all’interno dell’intervallo) da cui recuperare il valore corrispondente (ad esempio, il numero della riga che contiene i prezzi)
• approssimato: un parametro opzionale che indica se la funzione deve cercare un valore esatto (FALSE) o un valore approssimato (TRUE, impostazione predefinita)

2. Filtro automatico

Il filtro automatico è una funzione integrata di Excel che permette di filtrare rapidamente i dati contenuti in un foglio di calcolo, in base a criteri specifici. 

Attraverso l’uso del filtro automatico, è possibile visualizzare solo i dati che corrispondono alle proprie esigenze, facilitando l’analisi e la pianificazione.

Per applicare un filtro automatico in un foglio di calcolo, seguire questi passaggi:

1. Selezionare una cella all’interno dei dati da filtrare
2. Nella scheda “Dati” della barra delle applicazioni, cliccare su “Filtro”
3. Cliccare sulle frecce che compaiono accanto agli intestazioni delle colonne per scegliere i criteri di filtro desiderati

È possibile utilizzare il filtro automatico per filtrare i dati in base a diversi criteri contemporaneamente e su colonne diverse, come ad esempio:

• Valori esatti
• Valori compresi tra un intervallo
• Valori che contengono o non contengono determinate parole o caratteri
• Valori che corrispondono a una lista predefinita

3. Tasti di scelta rapida da tastiera

I tasti di scelta rapida da tastiera sono combinazioni di tasti che permettono di eseguire rapidamente determinate azioni in Excel, senza dover utilizzare il mouse. 

L’uso dei tasti di scelta rapida può aumentare notevolmente la velocità con cui si lavora con Excel, riducendo il tempo necessario per portare a termine operazioni comuni.

Di seguito sono riportati alcuni tasti di scelta rapida utili in Excel:

4. Incolla speciale

L’opzione “Incolla speciale” è una funzione di Excel che permette di copiare e incollare solo determinate parti delle celle selezionate, come ad esempio i valori, le formule o le formattazioni. 

Questa funzione può essere particolarmente utile nel caso in cui si desideri copiare solo alcune informazioni da un gruppo di celle, evitando di copiare anche le formattazione delle celle originali.

Per utilizzare “Incolla speciale”, seguire questi passaggi:

1. Selezionare le celle che si desidera copiare
2. Premere “CTRL + C” per copiare le celle selezionate
3. Selezionare la cella o l’intervallo di celle in cui si desidera incollare le informazioni copiate
4. Premere “CTRL + ALT + V” per aprire la finestra “Incolla speciale”
5. Selezionare l’opzione desiderata (valori, formule, formattazioni, ecc.) e cliccare su “OK” per procedere con l’incollaggio

5. Filtrare i dati per mese e anno con le funzioni MESE e ANNO

Le funzioni MESE e ANNO sono utili per estrarre il mese e l’anno da una data, permettendo di raggruppare e filtrare i dati per mese o anno. Queste funzioni possono tornare particolarmente utili nelle versioni di Excel precedenti al 2007, in cui la funzione “Tabella Pivot” non è ancora disponibile.

Per utilizzare le funzioni MESE e ANNO, seguire questi passaggi:

1. Aggiungere una colonna “Mese” e una colonna “Anno” nel foglio di calcolo
2. Inserire la funzione MESE nella colonna “Mese” e la funzione ANNO nella colonna “Anno”. Ad esempio, se la colonna “Data” è la colonna A, la formula per la colonna “Mese” sarebbe “=MESE(A2)” e la formula per la colonna “Anno” sarebbe “=ANNO(A2)”
3. Copiare le formule nelle altre celle delle colonne “Mese” e “Anno”
4. Applicare un filtro automatico come descritto nella sezione 2 di questo articolo e filtrare i dati in base al mese o all’anno desiderato

In conclusione, le funzioni di Excel menzionate in questo articolo sono solo alcune delle molteplici funzionalità di questo potente strumento. 

Esplorandole e padroneggiandole, è possibile migliorare notevolmente l’efficienza e la produttività all’interno di un’azienda, rendendo l’analisi dei dati e il monitoraggio delle attività un processo più rapido e accurato.